Selbstmanagement

Hamsterrad. Quelle: Wikimedia Commons, user:Doenertier82

Während wir uns im ersten Teil unserer Miniserie mit der Planung und Umsetzung von Vorhaben und Projekten beschäftigt haben, geht es heute um das Selbstmanagement.

Ein effektives Selbstmanagement ermöglicht es uns, selbstbestimmt zu arbeiten und „unser eigenes Spiel zu spielen“. Zielgerichtet den eigenen Arbeitstag zu strukturieren ist essentiell, um die gesteckten Ziele zu erreichen. Es gibt heute alle möglichen Tools für PC und Smartphone, die uns bei der Erfüllung der Aufgaben der Selbstorganisation unterstützen. Welches sind die drei größten Aufgaben im Selbstmanagement?

* Die richtigen Dinge tun (priorisieren)
* Nichts Relevantes vergessen
* Nachfassen

 Priorisieren

Konsequentes Priorisieren bedeutet, Zeitfresser in der täglichen Arbeit soweit wie möglich zu eliminieren und die Dinge mit der größten Hebelwirkung zu identifizieren. Um erfolgreich zu priorisieren ist es zunächst nötig, eine Bestandsaufnahme zu machen. Was steht heute auf dem Plan und was ist davon wichtig?

Hierzu brauchen Sie

  • den Terminkalender
  • Ihre To-do-Liste
  • die Wiedervorlage
Zeitmanagement Matrix nach Stephen Covey

Zeitmanagement Matrix nach Stephen Covey

Ein hervorragendes Werkzeug beim Priorisieren ist die Zeitmanagement-Matrix. Wie oft haben Sie schon den Spruch gehört: „Das ist im Tagesgeschäft untergegangen…“. Wir müssen höllisch aufpassen, uns nicht von den unwichtigen, dringenden Dingen in Quadrant 3 von den Aktivitäten in den Quadranten 1 und 2 ablenken zu lassen. Gerade der Quadrant 2 enthält die für unsere weitere Entwicklung wichtigen Tätigkeiten. Da sie sich aber nicht durch eine Deadline aufdrängen laufen wir Gefahr, sie zu vernachlässigen. Die Gefahren sind, dass wir wichtige Zukunftschancen verpassen und langfristig ausbrennen, wenn wir Freizeit und Prävention vernachlässigen.

 

Das Hamsterrad vermeiden

Gerade in hektischen Zeiten müssen wir vermeiden, uns von den Zeitfressern in den Quadranten 3 und 4 dominieren zu lassen und konsequent delegieren oder auch liegenlassen.

Nichts Relevantes vergessen

Von den drei Aufgaben im Selbstmanagement ist dies sicherlich die Anspruchsvollste. Ich persönlich bin ein großer Feind der Zettelwirtschaft und ich bevorzuge einen Collegeblock, den ich während der Arbeit immer mit mir herumtrage. Täglich schreibe ich eine To-Do-Liste in diesen Block, die ich während des Tages abarbeite, aber auch um neue Punkte ergänze. Wenn ich wieder an meinem Arbeitsplatz bin, übertrage ich neue Punkte,die ich nicht heute abarbeiten kann oder will, in meine Wiedervorlage.

In diesen Collegeblock schreibe ich alle Notizen, Sitzungsmitschriften, Telefonnotizen, Skizzen, Ideen etc. und übertrage von dort falls nötig in andere Medien. In dem Block kann ich auch nachschlagen, wann ich wo war, auch wenn ich  den Zeitraum nur noch ungefähr weiß.

Nachfassen

Das Nachfassen ist eine der wichtigsten Aufgaben für Vorgesetzte und Verkäufer. Eine Aufgabe ist nicht damit erledigt, dass sie delegiert wurde. Genauso wenig ist der Auftrag im Hause, wenn das Angebot geschrieben wurde.

Im Berufsalltag sehe ich beim konsequenten Nachfassen und Verfolgen angefangener Dinge den größten Nachholbedarf. Viele Dinge werden angeschoben und nicht zu Ende gebracht. Oder delegiert und dann vergessen. Das ist eine eklatante Verschwendung von Ressourcen. Nachfassen bei sich selber und bei Mitarbeitern und Kollegen kann somit ungeahnte Produktivitätsreserven wecken.

Die Wiedervorlage

Als ich 1989 meinen ersten Job nach dem Studium antrat, wurde mir gleich am ersten Tag ein wichtiges Instrument des Selbstmanagements erklärt, das ich noch heute nutze: Die Wiedervorlage. Sie bestand aus 32 Hängeordnern. Die Hängeordner sind mit den Zahlen 1 bis 31 sowie „nächster Monat“ beschriftet. Noch heute benutze ich dieses System.

Beim Nachfassen ist die Wiedervorlage natürlich Gold wert: Sie legen den Vorgang auf Termin, und können den neuen Stand eintragen und für den nächsten Termin gleich vermerken, was dann gemacht werden soll. Heute arbeite ich natürlich auch viel mit dem Kalender im PC. Auch dort kann ich Erinnerungen oder Wiedervorlagen hinterlegen, so dass ich zu meinem größten Bedauern jetzt zweigleisig fahren muss. Aber nicht alle Vorgänge eignen sich zur Ablage im Kalender des PC, und umgekehrt will ich nicht alles ausdrucken, um ausschließlich mit meiner Papier-Wiedervorlage zu arbeiten.

Zumal ich die Wiedervorlage im PC auch dabeihabe, wenn ich unterwegs bin. Und auf Dienstreisen gibt es öfter mal die Möglichkeit, zwischendurch den einen oder anderen Telefonanruf zu tätigen.

Nachfassen zeigt Wertschätzung

Manchmal haben Mitarbeiter das Gefühl, dass sie Arbeiten erledigen müssen, zu denen der Vorgesetzte keine Lust hat. Wenn Sie nachfassen zeigen Sie damit, dass die Aufgabe sehr wohl für Sie wichtig ist. Beim Nachfassen erfragen Sie natürlich den aktuellen Status der Aufgabe. Und Sie haben die Möglichkeit zu loben, wenn die Aufgabe fertig ist oder zu coachen, wenn Schwierigkeiten aufgetaucht sind.

Unterbrechungen

Arbeitsunterbrechungen sind das größte Ärgernis für Mitarbeiter, war das Ergebnis einer Umfrage unter den Arbeitnehmern eines mittelständischen Industriebetriebs, die ich vor einigen Jahren durchgeführt habe. Dort war die wichtigste Quelle von Arbeitsunterbrechungen fehlender Materialnachschub.  Was sind die Gründe für Störungen und Unterbrechungen der Arbeit bei Ihnen? Es liegt an Ihnen, Unterbrechungen auf das unbedingt nötige Maß zu reduzieren. Sagen Sie doch einfach mal zu einem Anrufer: „Ich muss noch etwas fertigmachen und rufe Sie später zurück.“ Und bestehen Sie darauf, dass bei Meetings alle Telefone abgestellt werden.

Den eigenen Stil finden

Gerade beim Selbstmanagement müssen Sie Ihren eigenen Weg gehen. Behalten Sie Ihre Ziele im Auge, und probieren Sie verschiedene Instrumente aus. Behalten Sie diejenigen, die langfristig zu Ihnen passen. Selbstmanagement ist ein Marathon, kein Kurzstreckenlauf. Die Instrumente Ihres Selbstmanagements müssen Ihnen in Fleisch und Blut übergehen und zu Gewohnheiten werden.

Ingenieure haben keine Lobby

…klagte neulich ein Kollege, selbst Ingenieur. Wie kommt es, dass Steve Jobs fast zum Popstar wurde und der wahrscheinlich fähigere Techniker Steve Wozniak weitgehend unbekannt geblieben ist? Nun, Steve Jobs erkannte schnell, dass Technik kein Selbstzweck ist, sondern für den Käufer der Nutzen im Mittelpunkt seines Interesses steht. Technische Details und die technische Leistungsfähigkeit sind für die meisten Kunden nebensächlich und selbst bei High-Tech-Produkten oft nicht das ausschlaggebende Kaufargument. Und eine wirkungsvolle Präsentation der Produkte ist auch wichtig. Die Art der Vorstellung neuer Apple-Produkte durch Steve Jobs ist inzwischen legendär.

Technik muss dem Kunden nutzen

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Der Mini von BMW

Auch der Mini von BMW kann sicher nicht mit überragenden technischen Kennzahlen glänzen. Trotzdem ist er als Neuwagen gefragt und erzielt auf dem Gebrauchtwagenmarkt Spitzenpreise. Sowohl beim iPhone als auch beim Mini haben die Marketingleute schon im Produktentwicklungsprozess eine wichtige Rolle gespielt: Es kommt darauf an zu erkennen, was die Kunden wollen und wofür sie Geld ausgeben. Und nun muss das Unternehmen Produkte entwickeln, die diesen Bedürfnissen entsprechen und sie effektiv anbieten.

Viele Techniker und Ingenieure die ich kenne bleiben aber verliebt in die Technik und konzentrieren sich bei Präsentationen auf technische Details, auf die sie sicher berechtigt stolz sind. In der Annahme, dass sich der Gesprächspartner für diese ebenso interessiert wie sie selbst.

Allerdings: In drei Jahren, in denen ich als Verkäufer potenzielle Käufer mit einem bestimmten Messgerät beglücken wollte, hat sich von den mehreren hundert Gesprächspartnern lediglich einer nach dem Funktionsprinzip und dem inneren Aufbau erkundigt. Vielmehr drehte sich die Diskussion in den allermeisten Fällen darum, welchen Nutzen das Gerät für den Kunden hat und wie er es am besten in seine vorhandene Infrastruktur integrieren kann.

Der Techniker als Lobbyist in eigener Sache

Übertragen auf das Berufsleben heißt das: Die Unternehmen brauchen dringend Ingenieure, die neben technischem Sachverstand auch kaufmännisch denken, unternehmerisch handeln und sich in ihre Kunden hineinversetzen können. Und das fängt beim eigenen Arbeitsumfeld, ja bei der Kleidung an. Wer vorn mitspielen will, kommt nicht in Shorts ins Büro und sitzt nicht mit Birkenstock-Sandalen hinterm Schreibtisch, auch nicht als Entwickler.

Es schadet auch nichts, an den soft skills zu arbeiten. Niemand wird als Ingenieur oder Techniker geboren, sondern hat eine lange Ausbildung durchlaufen. Und genauso wie es Regeln zum effektiven Konstruieren gibt, gibt es auch Regeln in der Gesprächsführung und beim Präsentieren. Und die können Sie auf die selbe Art lernen wie Konstruktionsregeln. Und wie beim Konstruieren gilt: Übung macht den Meister.

Wechseln Sie die Perspektive

Vertrauen Sie nicht auf eine Lobby von außen. Werden Sie stattdessen Ihre eigene Lobby. Wechseln Sie mal die Perspektive: Wenn SIE etwas von einem anderen wollen, fragen Sie sich, was ER will. Und dann entwickeln Sie einen Vorschlag, der beiden Parteien hilft. Diese win-win-Strategie ist eine fast unschlagbare Verhandlungstechnik.

Der Weg zur Erfüllung Ihre eigenen Ziele führt über die Erfüllung der Ziele Ihrer Kunden oder Vorgesetzten. Und die Kunst dabei ist, ein gesundes Gleichgewicht zwischen beiden Zieldimensionen anzustreben. Und die Fähigkeit, solche Lösungen zu entwickeln können Sie trainieren wie einen Muskel.

Mehr lesen:

Präsentationstechnik für Techniker und Ingenieure
Kommunikative Fähigkeiten
Ingenieure haben keine Lobby – Welt Online

Coaching Harley Davidson

Weniger Arbeit = Mehr Lebensqualität?

Coaching Harley Davidson

Mehr Zeit für Hobbies durch Downshifting

„Manchmal gibt es einem schon sehr viel, wenn man für seine Leistungen mal ein ehrliches Lob oder eine Anerkennung bekommt. Aber das kriegt ja kein Chef mehr gebacken, da brechen sie sich ja einen Zacken aus der Krone.“ So brachte eine Klientin ihre berufliche Situation auf den Punkt. Mangelnde Anerkennung und Wertschätzung der Arbeit spielen oft eine wichtige Rolle, wenn sich Beschäftigte die Sinnfrage stellen und ein neues Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben suchen.

Viele suchen sich dann neue persönliche Ziele im privaten Bereich und wenden mehr Zeit für Hobbies oder die Pflege von Freundschaften auf. Auf der anderen Seite fahren sie ihre berufliche Belastung herunter: „Downshifting“, zu Deutsch „Runterschalten“, wird immer populärer. Der Begriff hat es sogar schon in den Kölner „Tatort“ vom letzten Sonntag geschafft.

Neben den Berufstätigen, die bewusst und offen die Belastung herunterfahren, gibt es natürlich auch diejenigen, die nur innerlich kündigen und ihren Dienst nach Vorschrift versehen. Und leider gibt es immer mehr Beschäftigte, die durch berufliche Überlastung krank werden und mit Burnout-Symptomen reagieren.

Nur auf den ersten Blick sieht das Downshifting nach einer Bedrohung für das Unternehmen aus. Denn auch hier gibt es eine win-win-Situation. Die Unternehmen benötigen jetzt und in der Zukunft nicht nur an der Spitze gut ausgebildete und motivierte Fachkräfte. Und Beschäftigte, die sich bewusst für ein Downshifting entschieden haben, werden nicht frustriert sein, wenn sie „ihren“ Platz gefunden haben und dann bei einer Beförderung „übergangen“ werden.

Wobei auch Führungskräfte inzwischen durchaus in Teilzeit arbeiten können. Im Übrigen ist es ja ein Irrglaube, dass derjenige am produktivsten ist, der die längste Zeit im Betrieb zubringt. Das Gegenteil ist eher der Fall.

Die Herausforderung für die Vorgesetzten ist also, zunächst die wirkliche Motivation und die persönlichen Ziele der Mitarbeiter zu erkennen. Dann sollten Mitarbeiter und Vorgesetzter gemeinsam einen Karriereweg suchen, der sowohl die Ziele des Beschäftigten als auch des Unternehmens unter einen Hut bringt. Die Führungskräfte müssen sich dabei der Gefahr bewusst sein, dass sie die eigenen Karriereziele in die Mitarbeiter hinein projizieren (Self-Hugging) und stillschweigend voraussetzen, dass ihre Mitarbeiter im Prinzip die gleichen Ziele verfolgen wie sie selbst.

Fazit:
Für immer mehr Beschäftigte geht die Gleichung Weniger Arbeit = Mehr Lebensqualität auf, und die Unternehmen tun gut daran, diese Haltung zu akzeptieren, und mit den Mitarbeitern Karrierewege zu entwickeln, die beiden Seiten gerecht werden.

Mehr lesen:
Runterschalten!: Selbstbestimmt arbeiten – gelassener leben von Wiebke Sponagel

Wenn Chefs mit sich selber kuscheln

Self hugging oder Selbstumarmung ist die natürliche Tendenz anzunehmen, dass unsere Werte das größte Glück nicht nur für uns selbst, sondern potenziell für alle sind“ schreibt Steven Reiss in einem Artikel für Psychology Today. Nicht alle Menschen haben die gleiche Motivationsstruktur. Was zunächst banal klingt, hat erhebliche Auswirkungen im betrieblichen Alltag. Beispielsweise reagieren viele Chefs mit Unverständnis, wenn ihre Mitarbeiter nicht genauso begeistert Veränderungsprozesse in ihrem Unternehmen oder ihrer Organisation begleiten wie sie selbst.

Was ist passiert? Der Chef ist in die Falle des Self Hugging getappt und schließt von sich und seiner eigenen Motivation nahtlos auf die vermeintlichen Bedürfnisse seiner Mitarbeiter. Während aber der Chef die Veränderungsprozesse in Gang setzt und für sich als Mittel zur Selbstverwirklichung sieht, sehen die betroffenen Mitarbeiter sich durch die Veränderungen in ihrem Sicherheitsbedürfnis bedroht.

Denn Struktur gibt Sicherheit, und wenn die Struktur sich ändert, fällt ein Stück Sicherheit weg. „Die Welt um mein Unternehmen ändert sich, und deshalb muss sich auch mein Unternehmen (meine Organisation) ändern. Wie kommt es, dass meine Mitarbeiter neue Organisationsformen ablehnen?“, fragen mich zuweilen Manager beim Coaching. Nun, Mitarbeiter ziehen im Allgemeinen mit, wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind:

Sie wissen, was von Ihnen erwartet wird.
Sie können ihre neuen Pflichten erfüllen.
Sie wollen die Veränderung und sehen einen Sinn darin.

Wissen
Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, dass die Mitarbeiter mindestens wissen, welchen neuen Herausforderungen sie gegenüber stehen und was genau von Ihnen erwartet wird. In der Praxis jedoch scheitern Veränderungsprozesse oft schon an diesem vermeintlich einfachen Schritt.

Können
Haben die Mitarbeiter die nötige Ausbildung oder benötigen sie eventuell noch eine Fortbildung, um ihre neuen Aufgaben erfüllen zu können. Wie ist die Einarbeitung geregelt?

Wollen
Die Mitarbeiter werden sich neuen Herausforderungen gern stellen, wenn sie dadurch ihre eigenen Ziele erreichen können. Auch wenn wir den Mitarbeitern genau erzählen, was wir von ihnen erwarten und wir sicher sind, dass sie die nötigen Qualifikationen haben, werden sie häufig nicht mitziehen, wenn sie den Sinn der Veränderungen für sie selbst nicht erkennen. Hier hilft es, die Betroffenen zu Beteiligten zu machen und die Mitarbeiter an den Veränderungsprozessen zu beteiligen. Die Führungskräfte sollten sich darauf beschränken, die Ziele vorzugeben und die nötigen Maßnahmen durch die Mitarbeiter ausarbeiten lassen. Dies hat gleich mehrere Vorteile:
– Entlastung der Führungskraft
– Bessere Identifikation der Mitarbeiter mit den Maßnahmen
– Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
– Bessere Qualität der Entscheidungen und damit höhere Produktivität, da die Mitarbeiter im
Allgemeinen besser über ihr Arbeitsgebiet Bescheid wissen als die Vorgesetzten

Besonders der letzte Punkt ist häufig für Vorgesetzte schwer zu akzeptieren. Aber heute im Zeitalter der Wissensökonomie „werden zunehmend gut ausgebildete Arbeitskräfte eingesetzt, die auf Basis einer qualifizierten Fachausbildung eigenverantwortlich und selbständig entscheiden und handeln können“ (Cernavin, Ebert, Keller, 2007). Und das know how entwickelt sich in vielen Branchen derart rasant, dass die Vorgesetzten schnell den Kontakt zum Stand der Technik verlieren, wenn sie sich eine Zeitlang mit Führungsaufgaben beschäftigt haben und nicht mehr so häufig an Fachfortbildungen teilnehmen.

Wenn die Mitarbeiter an den Veränderungen maßgeblich beteiligt sind, haben die Vorgesetzten die Chance, echte Win-Win-Situationen zu schaffen. Und die längere Zeit bei der Ausarbeitung der Maßnahmen wird bei Weitem aufgewogen durch die gesparte Zeit bei der Umsetzung und vor Allem durch ersparte Diskussionen.

Der Rat an die Führungskräfte ist also, einfach mal loszulassen und auf die Fachkenntnis der Mitarbeiter zu vertrauen. Die Mitarbeiter werden das in sie gesetzte Vertrauen nicht enttäuschen. Natürlich muss die Führungskraft den Prozess begleiten und die Mitarbeiter entweder selbst oder durch einen externen Berater coachen, wenn der Prozess ins Stocken gerät oder unerwartete Schwierigkeiten auftauchen.

Quellen:
Steven Reiss: http://www.psychologytoday.com/blog/who-we-are/201002/self-hugging-believing-your-values-can-make-others-happy
Oleg Cernavin, Bärbel Ebert, Stefan Keller – Service Engineering und Prävention – Innovationsstrategie für die Dienstleistung Prävention. Wiesbaden 2007

Lesen Sie hier, wie eine intakte Unternehmenskultur Ihrem Geschäft auf die Sprünge hilft

Pflegen Sie Ihre Kunden!

Facebook und Twitter sind nicht alles! Längst nicht alle unsere Kunden und Interessenten nutzen diese Medien und sie sind auch nicht für alle Arten der Unternehmenskommunikation geeignet. Die Pflege des Kundenstamms und eine professionelle Verwaltung und Nutzung der Kundendaten sollten immer noch tragende Säulen im Marketingmix sein.

Customer Relationship Management Coaching38

Customer Relationship Management

Gerade für Freiberufler sowie kleinere und mittlere Unternehmen sind an den eigenen Stamm von Kunden und Interessenten gerichtete Direktwerbemaßnahmen nach wie vor wichtige Kommuniktionsmittel. Klassische Werbemaßnahmen in Zeitungen etc. haben relativ hohe Streuverluste und eine kaum bis gar nicht messbare Wirksamkeit. Die derzeitigen Kunden und Interessenten des Unternehmens sind dagegen meistens aufnahmebereit für Informationen über neue Produkte, Events, Sonderangebote und Ähnliches. Deshalb können wir bei diesen Zielgruppen gute Werbeergebnisse bei geringen Streuverlusten erwarten.

Hierzu speichern wir die Daten von Kunden und Interessenten im Unternehmen. Heutzutage werden diese Daten natürlich elektronisch in CRM-Systemen (Customer-Relationship-Management) aufbewahrt.

Ich erinnere mich noch gut an mein erstes selbst geschriebenes CRM-System Anfang der Neunziger Jahre auf Basis einer PC-Datenbanksoftware. Diese Zeiten sind glücklicherweise vorbei. Für jeden Anspruch gibt es heute passende Standardpakete vom einfachen Kontakt-Managementprogramm bis zum ausgefeilten Paket mit Schnittstellen zur Auftragsabwicklung, Servicemanagement und so weiter.

Das Verblüffende ist: Die Kommunikationsmittel sind heute andere, E-Mails haben Briefe und Telefaxe großenteils abgelöst. Vom vertrieblichen Standpunkt her funktionierte mein selbstgestricktes System aber fast genauso gut wie heutige Standardprogramme!

Die technischen Eigenschaften der Software sind eben nur eine Seite der Medaille. Mindestens ebenso wichtig ist es, die Mitarbeiter zum aktiven Mitarbeiten am „Customer Relationship Management“ zu motivieren und vor allem langfristig bei der Stange zu halten.

Wie bei anderen DV-Systemen auch ist es hier unbedingt erforderlich, in den Fachabteilungen Mitarbeiter zu identifizieren, die als Key-User tiefergehende Kenntnisse der Software und ihrer Handhabung haben, das System neuen Kollegen erklären, mit der DV an der Weiterentwicklung arbeiten und ihren Kollegen insgesamt bei der Handhabung zur Seite stehen. Natürlich sollten auch die Führungskräfte mit dem System arbeiten und somit ihre Vorbildfunktion wahrnehmen.

Gern beraten wir von Coaching38 Sie bei der Einführung und Optimierung Ihres CRM-Programms:
Software braucht Soft skills!

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Ich soll zum Coaching? Was habe ich denn falsch gemacht?

Nicht nur technische Weiterbildungen sind im Berufsleben wichtig, sondern auch die weitere Entwicklung der „Soft Skills“. Manchmal gibt es aber bei den Mitarbeitern Widerstände gegen diese Art der Fortbildung. Es ist eine Führungsaufgabe, mögliche Widerstände bei den Mitarbeitern zu erkennen und ihnen zu erörtern. Ziel dieses Prozesses ist, dass sich der Mitarbeiter gegenüber den geplanten Coaching-Maßnahmen öffnet und sie als Chance sieht, die eigene Sozialkompetenz weiter zu entwickeln.