Ich hasse Zeitmanagement

Projektpläne, Aufgabenlisten und Maßnahmenpläne sind ein Gräuel für mich. Viel lieber würde ich spontan arbeiten und auf die spontanen Ideen und Eindrücke eingehen, die jederzeit auf mich einströmen. Aber leider ist eine spontane Arbeitsweise absolut nicht effektiv: Gute Ideen sind keine Mangelware. Wir sehen es täglich: Es ist viel schwerer, Vorhaben erfolgreich umzusetzen als Ideen zu entwickeln. Eine professionelle Arbeitsweise verlangt eine gute Planung.

 

Eine effektive Arbeitsweise hat zwei Facetten:

 

  1. Vorhaben effektiv umsetzen
  2. Die eigene Arbeit managen

 

In diesem Artikel geht es um das erste Thema, über Selbstmanagement lesen Sie im nächsten Beitrag.

Projektplanung

Wie können wir Ideen und Vorhaben auf eine sichere Art und Weise realisieren? Organisieren Sie alles, was Sie beruflich oder privat anpacken als Projekt.

In diesen Einzelprojekten können Sie jede relevante Information in eine der folgenden drei Kategorien einteilen:

  • Maßnahmen
  • Ideenspeicher
  • Nützliche Informationen

 

Die wichtigste Kategorie sind hierbei die Maßnahmen. Alle nötigen Aktionen, die nicht in Maßnahmenplänen stehen und mit klaren Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Terminen versehen ist, wird  früher oder später vergessen. Dies gilt gerade für alle Vorhaben, an denen mehrere Menschen mitarbeiten.

 

Die Grundform eines Maßnahmenplanes ist relativ einfach und besteht aus den Spalten

  •  Nr.
  • Maßnahme
  • Verantwortlich
  • Starttermin
  • Endtermin

Durch die Nummerierung können Sie die Maßnahmen hierarchisch gliedern und ordnen.

Maßnahmen

Maßnahmen sind der wichtigste Teil der Umsetzung. Für eine Maßnahme darf immer nur eine Person verantwortlich sein. Und die Maßnahmen müssen klar terminiert sein.

 

Ideenspeicher

In jedem Projekt kommen in der Umsetzung weitere Punkte auf, die den Charakter von Maßnehmen haben, allerdings im Moment nicht umgesetzt werden sollen. Diese Ideen können aber später in diesem oder einem anderen Projekt eventuell weiterhelfen. Notieren Sie diese Ideen in einem separaten Verzeichnis.

Nützliche Informationen

In diesem Verzeichnis notieren Sie alle Informationen, die nicht direkt in Maßnahmen umgesetzt werden, aber eventuell für das Vorhaben auch relevant sind: Informationen über das Kundenunternehmen, rechtliche Rahmenbedingungen, Konkurrenzinformationen, Namen von Ansprechpartnern bei Partnerunternehmen etc.

 

Kreative Phasen

Beispiel für ein Mindmap mit einem fiktiven Marketingplan

Beispiel für ein Mindmap

Informationsüberflutung ist zu einem Modewort geworden ist und viele Berufstätige  schimpfen über die Überflutung mit E-Mails. Das heißt aber nicht, dass uns die nötigen Informationen von selbst zufliegen.

 

Kreativtechniken wie Mindmap oder Brainstorming sind weiterhin relevant. Eine bewusst eingeplante Phase der Kreativität speziell am Anfang eines Projektes oder eines Vorhabens ist sehr wichtig, bevor ein Maßnahmenplan geschrieben wird. Diese kreativen Phasen helfen uns, mehrere Facetten der Idee zu entdecken. Wenn wir uns zu früh auf einen Weg festlegen, dann übersehen wir vielleicht eine bessere Lösung.

 

Um alle Facetten eines Projektes zu erfassen, finde ich das Mindmap besonders effektiv. Sie haben nicht nur die einzelnen Arbeitspakete im Blick, sondern sehen auch die Zusammenhänge und die hierarchische Struktur der Aufgaben.

 

Effektivität geht vor Effizienz: Bevor Sie effizient einen Baum hochklettern müssen Sie sicher sein, dass es der richtige Baum ist! David Allen drückt es so aus: „Das erste Ziel bei der Aufgabenplanung ist es, alle Dinge zu erfassen, die getan werden müssen.“ Danach erst geht es darum, zu priorisieren.

 

 

Hindernisse überwinden

 Hier lesen Sie, wie Sie die Hindernisse überwinden, die sich auf Ihrem Weg befinden.

Weiterlesen

David Allen: Gettig Things Done – The art of stress-free productivity, ISBN 978-0-14-200028-1, New York, 2001

Scott Belsky: Making Ideas Happen, ISBN 978-1-59184-312-2, New York 2010

Einfach Präsentieren

Einfach präsentieren - Versuchungen widerstehen Iris Selke Coaching38

Einfach präsentieren - Versuchungen widerstehen

Einfach zu präsentieren heißt, der Versuchung zu widerstehen, uns hinter langen Listen von Bulletpoints, vollgepackten Folien, abgedroschenen Worthülsen und pompösen, nichtssagenden Fremdwörtern zu verstecken.
Stellen Sie sich mal vor, Sie hätten, und jetzt müssen Sie sehr stark sein – kein Powerpoint. Nur Sie, das Publikum – und natürlich Ihr Vortrag.
Denken Sie daran, dass 70% der Signale non-verbal übertragen werden: Blick, Stimme, Haltung, Gestik, Pausen sind sehr wichtig, um Ihren Zuhörern Sicherheit zu vermitteln. Und Sicherheit schafft Vertrauen. Und diese Sicherheit strahlen Sie am besten aus, wenn Sie auf möglichst viel verzichten, was Ihre Zuhörer von der Essenz Ihres Vortrages – der zentralen Idee – ablenkt.
Stellen Sie sich vor, Sie haben ein neues Vertriebsgebiet übertragen bekommen und Sie sollen eine Präsentation für die Vertriebsleiterin halten über Ihren Aktionsplan für  die ersten 90 Tage.
Was wollen Sie erreichen?
Das Vertrauen der Vertriebsleiterin gewinnen, dass Sie die richtige Wahl sind für die Stelle.

Was ist Ihre zentrale Idee?

Wir müssen in erster Linie die vorhandenen Kunden am Abwandern hindern.
Perfektion ist erreicht, wenn nichts mehr wegzunehmen ist. Dampfen Sie Ihren Vortrag ein auf einen einzigen Gedanken – Ihre zentrale Idee. Und nun arrangieren Sie Ihre Argumente und Fakten um diese zentrale Idee herum. Am besten, Sie nehmen ein Blatt Papier oder ein Flipchart. Sammeln Sie zunächst Ihre Gedankenzum Beispiel in einer Brainstorming-Phase und bringen Sie sie in eine logische Reihenfolge, bevor Sie Ihren Computer anstellen und und Folien entwerfen.

Was bedeutet Einfach Präsentieren?

Einfach zu präsentieren bedeutet, sich nicht zu verstecken:
  • Nicht hinter einer  Folienpräsentation mit vielen Aufzählungen
  • Nicht hinter einem Podium
  • Nicht in der Dunkelheit eines Vortragsraumes, in dem nur die Leinwand beleuchtet ist
  • Nicht hinter Worthülsen
  • Und vor Allem: Versuchen Sie, eine Verbindung zum Publikum aufzunehmen

Verbindung zum Publikum aufnehmen

Wenn Sie einfach präsentieren, geht es nicht in erster Linie darum, was Sie dem Publikum erzählen möchten.
Versuchen Sie sich bei der Vorbereitung in das Publikum hinein zu versetzen und fragen Sie sich, was das Publikum über das Thema Ihres Vortrages wissen möchte.

Zeigen Sie etwas von Ihrer Persönlichkeit

Harvey McKay schreibt in seinem Buch „Schwimm mit den Haien ohne lebending gefressen zu werden“: „Wenn du dein
Angebot mit deiner Persönlichkeit verknüpfst, wird dein Kunde auf deine Persönlichkeit reagieren.“ Das hat viel mit Vertrauen zu
tun. Scheuen Sie sich nicht, in Ihrem Vortrag auch Ihre persönliche Meinung, Ihren Standpunkt auszudrücken. Was hat das Thema mit Ihnen zu tun? Wie sind Sie betroffen durch das Thema? Was haben Sie selbst erlebt?

Aufrichtigkeit

Ihr Publikum hat einen besonderen Sinn dafür, Unehrlichkeit zu erkennen. Seien Sie aufrichtig in Ihrem
Vortrag. Tragen Sie nur Dinge vor, von denen Sie überzeugt sind.

Erzählen Sie Geschichten

Geschichten sind immer gut, weil sie die menschliche Seite zeigen. Die Zuhörer können sich mit den
handelnden Personen identifizieren und sehen die emotionale Seite des Themas.

Visualisieren Sie

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – diese alte Weisheit vergessen wir leider nur zu oft, wenn wir eine
Präsentation vorbereiten. Geschichten, Vergleiche und andere sprachliche Bilder sind wichtig, damit sich das Publikum das Gesagte
besser vorstellen kann und um Emotionen auszulösen und das Publikum so noch besser in den Vortrag einzubinden.

Achtsam präsentieren

Stellen Sie sich vor, Sie gehen mit nackten Füßen einen steinigen Strand entlang. Sie werden viel
vorsichtiger gehen und Ihre Umwelt – sprich – den Boden vor Ihnen aufmerksamer betrachten, als wenn Sie in Wanderschuhen unterwegs wären. Während der Präsentation geht es darum, dass Sie Ihr Publikum und seine Reaktionen aufmerksam betrachten. Wenn Sie in lauter fragende Gesichter schauen, sollten Sie das Tempo verlangsamen und eventuell im Thema etwas zurückgehen, um einige Punkte zu wiederholen. Wenn es die Situation zulässt, können Sie auch die Zuhörer fragen, ob etwas unklar geblieben ist. Sie halten die Präsentation für das Publikum und nicht für Sie. Nutzen Sie die Gelegenheit der Interaktion mit dem Publikum, um Informationen zu vermitteln, die vielleicht nicht im Handout stehen.

Körpersprache beachten

Dies ist ein Punkt, den Sie am besten in einem Seminar bearbeiten. Wie Sie auf andere wirken, probieren Sie
am besten aus. Es gibt viele Bücher über dieses Thema, aber meine Erfahrung ist, dass die beschriebenen Techniken den Leser eher
verunsichern, als dass sie ihm weiterhelfen. Das Feedback Ihres Trainers und der Gruppe sind sehr wichtig, um die Körpersprache zu
entwickeln. In der geschützten Atmosphäre eines Seminars können Sie auch verschiedene Dinge ausprobieren.

Spannung aufbauen

Sie können z.B. die PULS-Technik anwenden, um Ihrem Vortrag Struktur und einen Spannungsbogen zu
geben.
P – Problem → die Bestandskunden könnten abwandern
U – Ursache → Vertrauensverhältnis zum vorigen Vertriebsmitarbeiter
L – Lösung → Schnell Kontakt mit den Kunden aufnehmen nach Prioritäten
S – Sonstiges/Alternativen → Gedankenlos den Verkaufsplan des vorherigen Stellenihabers verfolgen
Iris Selke Coaching38

Einfach präsentieren - Verbindung zum Publikum aufbauen

Zusammenfassung

Mit einem sicheren Auftreten und einem Vortrag, der einem Spannungsbogen folgt, werden Sie die Zuhörer auch „einfach“ – ganz ohne Powerpoint – in Ihren Bann ziehen und überzeugen.
In unseren Seminaren und Coachings über Präsentationstechnik lernen Sie anhand von Kurzvorträgen und anderen Übungen, die Signale der Sicherheit auszustrahlen, Ihren Vortrag zu strukturieren und auch ohne Powerpoint zu visualisieren.
Fordern Sie gern unser Skript „Präsentationstechnik“  an: E-Mail: info@coaching-38.de

Weiterlesen:

Buch: Presentation Zen von Garr Reynolds
Buch: Harvey McKay:  Schwimm mit den Haien ohne lebendig gefressen zu werden

8 Schritte, um Ihre Ziele zu erreichen!

Bugatti Veyron

Bugatti Veyron

In der Praxis scheitern viele gute Vorsätze. So werden Sie erfolgreich Ihre Ziele verwirklichen:

1. Setzen Sie sich „smarte“ Ziele bei allen Ihren Vorhaben

S spezifisch
M messbar
A aktionsorientiert
R realistisch
T terminiert

2. Machen Sie IHRE Ziele zu Vorsätzen.

Wenn Sie Ziele von Anderen, Ihrem Mann, Ihrer Frau, Freundin oder sonst jemandem zu Vorsätzen machen, vergessen Sie das Projekt lieber gleich. Denn nur wenn Sie selbst 100% dahinterstehen, motiviert Sie das Ziel.

3. Meilensteine setzen

Setzen Sie sich Zwischenziele, an denen Sie feststellen können, ob Sie noch auf dem richtigen Kurs sind. Auch die Zwischenziele müssen messbar und terminiert sein.

4. Koalitionen bilden

Wenn eine Kollegin oder ein Bekannter mitzieht und sich das gleiche Ziel setzt, können Sie sich gegenseitig auf dem Weg bestärken und durch Motiviationstiefen ziehen. Letztes Jahr haben sich zwei Kolleginnen aus der Personalabteilung vorgenommen, mit dem Rauchen aufzuhören. Sie saßen auch noch im gleichen Büro, haben sich gegenseitig von ihrem Erfolg erzählt und sie haben das erste Jahr durchgehalten.

5. Was könnte im Wege stehen?

Machen Sie auch klar, dass Sie sich im Dienste der Erreichung Ihres Ziels auch von liebgewordenen Gewohnheiten verabschieden müssen. Wenn Sie zum Beispiel immer nach der Frühstückspause eine Zigarette mit Ihren Kollegen geraucht haben, meiden Sie die Raucherecke eine Zeitlang, bis Sie in Ihrer neuen Gewohnheit des Nichtrauchens gefestigt sind.

Was sind Ihre Stolpersteine oder was könnten sie sein? Das Wissen darum lässt Sie auch kleine oder große Tiefen überwinden und Sie halten besser durch.

6. Fangen Sie gleich an

Gehen Sie Ihr Vorhaben so schnell wie möglich an, und nutzen Sie die augenblickliche Motivation, um einen Anfang in Richtung auf Ihr Ziel zu machen: Sehen Sie zu, dass Ihr Vorhaben so bald wie möglich zu einer Gewohnheit wird.

7. Schriftlich fixieren

So sind Sie sicher, dass Sie nichts vergessen und alle Termine und Daten im Blick haben.

8. Nicht zuviel
Sie werden nicht mit einem Schlag reich und schön werden. Muten Sie sich nicht zuviel zu, sonst werden Sie schnell mutlos.

Weiterlesen: Selbstmanagement – Heraus aus dem Hamsterrad

Schade, liebe Fußballerinnen!

Frau-Nationalmannschaft FIFA WM 2011 Wolfsburg

 

Wirklich schade, dass unsere Fußballdamen im Viertelfinale der Weltmeisterschaft ausgeschieden sind. Wahrscheinlich hatten die meisten Zuschauer – so auch ich – einen Durchmarsch ins Finale erwartet.

Neben den fußballerischen Schwächen, die ohne Zweifel vorhanden waren, lastete natürlich auch ein enormer Erwartungsdruck auf den Frauen. Spiele im Frauenfußball werden normalerweise von einigen Hardcorefans, sowie friends and family der Spielerinnen besucht. Plötzlich sind die Spiele ausverkauft und kommen zur besten Sendezeit im Fernsehen.

Wir sehen hier, dass zum FußballSTAR mehr gehört, als den Ball richtig zu treffen. Die Stars müssen auch mit dem Druck der Öffentlichkeit und mit manchen unfairen Kommentaren fertig werden. Der mentale Zustand von Birgit Prinz hat vor einem halben Jahr sicherlich nur eine Minderheit der Öffentlichkeit interessiert. Und plötzlich ist er der Aufmacher auf Seite 1 der Zeitungen. Kein Wunder, dass sie das nicht aushält und auf dem Platz unter ihrem Leistungsvermögen bleibt.

Was hat das Ganze mit Coaching zu tun?

Meine Beobachtung ist, dass auch im Berufsleben Erfahrung und damit eine langsame Gewöhnung an neue Aufgaben hilfreich sind, um das „Abheben“ zu vermeiden. Wenn einem Kollegen zum ersten Mal Personalverantwortung anvertraut wird, sollten es eben nur fünf Mitarbeiter sein und nicht gleich fünfundzwanzig.

Die Fußballfrauen haben jetzt eine riesige Chance gehabt, sich vor dem eigenen Publikum zu profilieren, aber auch ein großes Risiko zu scheitern. Und unter einem solchen immensen, plötzlich auftretenden Druck habe ich auch in meiner eigenen beruflichen Umgebung schon Menschen Dinge tun sehen, die für mich nur durch das Unvermögen zu erklären sind, mit dem Druck der Öffentlichkeit und der neuen großen Verantwortung umzugehen.

Um langfristig große Dinge zu vollbringen ist neben der Perfektionierung der technischen Fähigkeiten (Fußball, Bäckerhandwerk, …) auch die Weiterbildung der soft skills erforderlich. Sicher (hoffe ich zumindest) haben die Fußballfrauen auch mentales Training erfahren, aber ein langsamer Aufbau des Drucks der Öffentlichkeit wäre sicher den Spielergebnissen zuträglich gewesen. Manchmal ist ein Sprung ins kalte Wasser nicht zu vermeiden, aber es ist ein Unterschied, ob wir aus einem Meter oder zwanzig Metern springen.

Ich hoffe sehr, dass dem Frauenfußball jetzt dauerhaft mehr öffentliches Interesse entgegen gebracht wird und die Frauen bei den nächsten Spielen zeigen können, was in ihnen steckt.

Präsentationstechnik für Techniker und Ingenieure

Viele Techniker und Ingenieure sind hervorragende Fachleute. Ich bin immer wieder positiv überrascht, wie schnell sich neue Kollegen in komplizierte technische Sachverhalte einarbeiten können.

Wenn Techniker und Ingenieure Präsentationen halten haben sie offenbar Angst, für leichtgewichtige Industrieschauspieler gehalten zu werden und stopfen ihre Präsentation mit Zahlenfriedhöfen, komplizierten Diagrammen und zuviel Text voll. Ein atemloser, zu schneller Redefluss machen es oft zusäzlich schwierig, den Sachverhalt zu erfassen und das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen.

Präsentationen wirksam gestalten

Techniker werden in der Ausbildung darauf getrimmt, Dinge sachlich richtig und vollständig darzustellen. Eine Präsentation zielt jedoch darauf ab, das Publikum zu überzeugen, um zum Beispiel ein Forschungsprojekt weiter zu finanzieren oder ein Produkt zu verkaufen. Entsprechend muss ich die Fakten auswählen und den Vortrag aufbauen.
Zwei einfache Fragen sollten wir uns beim Aufbau unserer Präsentation immer wieder stellen (Zen oder die Kunst der Präsentation):
– Was ist mein wichtigster Punkt?
– Warum ist dieser Punkt so wichtig für das Publikum?
Durch die persönliche Präsenz habe ich die Möglichkeit, noch während des Vortrags die Reaktion des Publikums wahrzunehmen, Feedback abzuholen, Zweifel auszuräumen und gegebenenfalls einzelne Punkte zu vertiefen oder zu wiederholen. Ansonsten kann ich doch auch einen schriftlichen Bericht herumschicken!

Präsentations-Training

Schon ein relativ kurzes Kommunikationstraining hilft, den Aufbau von Präsentationen zu verbessern, Stress abzubauen und die Vortragenden mit mehr Sicherheit auszustatten.
Das Training für Techniker besteht aus drei Stufen:
1. Trainieren von Grundfertigkeiten (Sprechdenken, Atmung, Stegreifrede,…)
2. Feedback in der Gruppe geben und empfangen
3. Konkretes Training im Hinblick auf die zu erwartende Situation: Kundenpräsentation, interner Vortrag etc.
Neben der Vorbereitung auf die Vortragssituation lernen die teilnehmenden Techniker und Ingenieure durch das Geben und Annehmen von Feedback auch, auf Kommunikationssignale bei sich und anderen zu achten.
Die Seminare werden individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens oder der Institution abgestimmt. Dieses Training für Techniker und Ingenieure haben wir inzwischen für mehrere Firmen durchgeführt. Auch Einzelcoaching ist möglich.

Aufbau der Präsentation

Genau wie ein Theaterstück oder ein Buch besteht auch eine Präsentation aus drei Teilen:
Einleitung, Hauptteil und Abschluss.
In der Einleitung holen Sie Ihre Zuhörer ab. Es gibt verschiedene Arten der Einleitung. Sehr gut funktioniert häufig eine Episode oder Anekdote als Einstieg, die dem Zuhörer das Thema des Vortrages anhand einer Geschichte näherbringen. Auch ein Zitat – am besten von Ihrem Kunden – ist sehr wirksam.
Im Hauptteil ist es wichtig, einen Spannungsbogen aufzubauen, z. B. mit der PULS-Technik. (Weiterlesen: Bringen Sie Spannung in Ihren Vortrag mit der PULS-Technik).
Als Abschluss können Sie das Gesagte zusammenfassen oder auch einen Appell zum Handeln aussprechen. Das hängt vom Zewck Ihres Vortrages ab.

Skript

Fordern Sie gern unser Skript kostenlos per Mail an:
B. Stolte: Präsentationstechnik für Techniker und Ingenieure. Umfang: 16 Seiten im PDF-Format
E-Mail: info[at]coaching-38.de

Mach´s nicht zu glatt

Auf einer Veranstaltung an der Uni in der vorletzten Woche stellten sich drei Firmen vor: Eine Firma zeigte einen professionellen Imagefilm, eine weitere hielt eine allgemeine Firmenpräsentation, gespickt mit Zahlen und Produkteigenschaften. Am besten gefiel den Studenten die dritte Präsentation, die kurz war und auf Stichworte einging, die von den Studenten vorher an eine Pinnwand geschrieben worden waren. Außerdem arbeitete der Referent mit Selbstironie und Humor. Für diese Präsentation gab es hinterher das beste Feedback.

Wir werden nicht immer die Zeit haben, für jeden Anlass eine komplette neue Präsentation zu schreiben und können sicher auf einen großen Fundus zurück greifen. Aber auch wenn ich die Standard-Firmenpäsentation als Grundlage benutze, passe ich sie jeweils in Stil und Inhalt an das Publikum an: Besteht das Publikum aus Technikern, Studenten, Kaufleuten oder Kommunalpolitikern? Was ist das Ziel der Präsentation? Nachwuchswerbung, Überblick über das Lieferprogramm für einen potenziellen Kunden oder eine Unternehmensvorstellung für einen Topmanager?

Die Vorbereitung

In jedem Fall sollten wir uns in der Vorbereitung diese beiden Fragen stellen:
• Was ist mein wichtigster, zentraler Punkt?
• Warum ist dieser Punkt für das Publikum so wichtig?

Auch wenn wir uns die größte Mühe bei der Vorbereitung und dem Vortrag einer Präsentation geben, werden beim Publikum nur ein oder zwei Punkte unserer Präsentation haften bleiben. Und diese ein oder zwei Punkte werden je nach Publikum verschieden sein und wir müssen uns in der Vorbereitung darauf konzentrieren, diese Punkte herauszuarbeiten und auch für den Anlass überflüssige Folien hinaus zu werfen.

Zu den zentralen Punkten überlege ich mir eine kleine Story oder habe einige zusätzliche Details parat, um sie plastischer und anschaulicher zu machen. Nutzen Sie auch die einmalige Gelegenheit, die Interaktion mit dem Publikum während der Präsentation zu nutzen, um Ihren zentralen Punkt „rüberzubringen“. Achten Sie auf die Reaktionen, gehen Sie auf das Publikum ein.

Vertrauen schaffen

Und denken Sie daran, dass Verträge zwar zwischen Unternehmen geschlossen werden, alle Geschäfte aber zwischen Menschen zustande kommen. Bleiben Sie authentisch, nutzen Sie die Möglichkeit, mit der Präsentation Vertrauen bei Ihrem Publikum aufzubauen.

Weiterlesen

Zen oder die Kunst der Präsentation: Mit einfachen Ideen gestalten und präsentieren

Blog-Artikel: Einfach Präsentieren