Erfolgsfaktoren für die Softwareeinführung

10 Erfolgsfaktoren bei der Einführung neuer Unternehmenssoftware

 

Unser Team für die Prozessanalyse

„Wir können nicht pünktlich liefern, denn wir führen gerade eine neue Unternehmens-Software ein.“ Wer hat diesen Spruch nicht schon einmal von einem Lieferanten gehört? Bei meinem früheren Arbeitgeber war ein wichtiger Lieferant durch sein neues ERP-Paket für mehrere Wochen außer Gefecht gesetzt. Dem für uns zuständigen Verkäufer gelang es nur durch seine guten Beziehungen zum Personal im Auslieferungslager, für uns Produkte durch die Hintertür aus dem Lager zu schmuggeln.

Auch über 40 Jahre nach Gründung von SAP, der großen deutschen Softwareschmiede, gehört es zu den großen Abenteuern im Geschäftsleben, eine neue Unternehmens-Software einzuführen. Aber wer möchte nicht „durchgängige Geschäftsprozesse [etablieren] und  somit sämtliche Unternehmensbereiche nahtlos zusammenführen“ wie es die SAP-Homepage verspricht?

Im Werbespruch von SAP steht aber schon ein wichtiges Wort: Es geht nicht allein um die Einführung einer Software, sondern um durchgängige Geschäftsprozesse. Die Geschäftsprozesse entstehen nicht in der Software, sondern die Software muss die Prozesse im realen Unternehmen abbilden. Es geht also nicht in erster Linie darum, ob eine bestimmte Software funktioniert oder nicht. Sondern es geht darum, ob die Software zu den Geschäftsprozessen passt und umgekehrt. Jede moderne Software kann in gewissen Grenzen an das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Und die Einführung einer neuen Software ist ein guter Anlass, etablierte Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zum Beispiel die Möglichkeiten der Automatisierung von Wiederholprozessen zu nutzen.

Die Auswahl des richtigen Softwarepakets ist sicher ein wichtiger Baustein, ein solches Projekt zum Erfolg zu führen. Das allein reicht aber bei weitem nicht aus: Ich kenne ein Beispiel, in dem zwei Firmen aus der gleichen Branche die gleiche Software eingeführt haben. Bei einer Firma lief die Software vom ersten Tag an relativ rund, während die andere noch Monate nach der Einführung schwere Probleme hatte und die Verantwortlichen sich ernsthaft fragten, ob sie die richtige Software ausgewählt hatten.

Welches sind nun aber die Erfolgsfaktoren bei der Einführung einer neuen Unternehmens-Software?

Erfolgsfaktoren bei der Einführung

1.     Einbindung der Unternehmensleitung:

Die Unternehmensleitung muss die Einführung vorantreiben und für die neue Software bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werben. Die Geschäftsleitung hat auch die Aufgabe, die Projektleitung zu unterstützen und durch Motivationstiefen zu ziehen. Dieses unbedingte Commitment der Geschäftsleitung ist besonders wichtig, wenn auf Geheiß der Konzernleitung in einem Tochterunternehmen eine neue Software eingeführt wird, die im Konzern Standard ist.

2.     Änderung von Abläufen

Es muss klar sein, dass die neue Software auch Änderungen von Abläufen nach sich ziehen wird. Fast jede Änderung in Abläufen erzeugt Angst bei den Betroffenen. Und so ist es eine wichtige Aufgabe, aus den Betroffenen Beteiligte zu machen, die Änderungen in ihrem Arbeitsgebiet als Chance sehen und aktiv vorantreiben. Hier kann es sehr sinnvoll sein, auf externe Berater zurückzugreifen, die Erfahrung in der Prozessanalyse haben.

3.     Einbeziehung von Key-Usern

Die Einbeziehung von Key Usern bereits in der Konzeptphase bewirkt, dass keine Prozesse und darauf basierend Verfahren konzipiert werden, die am Geschäft vorbei laufen. Dadurch wird von Anfang an die Praktikabilität als auch die Akzeptanz gefördert. Diese Leute sind dann auch eine große Hilfen bei der Einführung und danach. Dieses gilt selbst dann, wenn die Entscheidung für ein bestimmtes Produkt noch nicht gefallen ist.

4.     Dokumentation:

Mit der Einführung einer neuen Software hat das Unternehmen die einmalige Chance, den Mitarbeitern eine ausführliche Dokumentation der Prozessabläufe sozusagen als „Abfallprodukt“ zur Verfügung zu stellen. Dieses ist häufig auch ein großer Vorteil gegenüber dem „alten Stand“, weil Dokumentationen über Prozesse, Verfahren etc. lückenhaft sind bis gänzlich fehlen.

5.     Interner Projektleiter

Aus meiner Erfahrung ist es sehr ratsam, eine Person aus dem Unternehmen zum Projektleiter zu ernennen. Diese Person hat die Aufgabe, die notwendigen Änderungen an den Geschäftsprozessen zu koordinieren und als Ansprechpartner für die externen Software­spezialisten zu dienen. Es ist gut, wenn dieser interne Projektleiter auch ein gewisses Maß an IT-Wissen mitbringt, um mit den Softwarelieferanten auf Augenhöhe diskutieren zu können. Oder Sie nehmen sich einen vertrauenswürdigen unabhängigen Berater, mit dem Sie die State­ments der Softwarelieferanten diskutieren können. Denn „geht nicht zu ändern“ kann auch eine Umschreibung sein von „wollen wir nicht ändern“.

6.     Tests und Schulungen

Eine ausgedehnte Test- und Schulungsphase, in der Benutzer aus jeder Abteilung geschult und die Abläufe getestet werden, gehört unbedingt dazu. Fast jede Software muss auf das Unternehmen angepasst werden, und auch die Zugriffsrechte der einzelnen Benutzer passen in der Regel nicht von Anfang an, so dass für jede Abteilung mehrere Durchläufe eingeplant werden sollten.

7.     Positives Beispiel

Für viele Beschäftigte werden sich durch die neue Software und durch neue organisatorische Abläufe Änderungen ergeben, die oft zunächst als negativ empfunden werden. Suchen Sie sich also eine Abteilung, die eindeutig von der neuen Software profitiert. Und sehen Sie zu, dass diese Abteilung vom ersten Tag an erfolgreich mit der Software arbeitet. Nutzen Sie diese Abteilung als positives Beispiel, wenn die Klagen mal wieder überhand nehmen.

8.     Offenheit und Verständnis

… sind ebenfalls wichtige Bausteine, um das Projekt erfolgreich zu machen: Von Anfang an muss klar sein, dass das laufende Geschäft weitergehen muss, und die Einführung der neuen Software arbeitsmäßig „on Top“ kommt. Damit diese zusätzliche Belastung durch die Belegschaft getragen wird, ist es wichtig, die Vorteile der neuen Software für das gesamte Unternehmen herauszuarbeiten und den Beschäftigten zu vermitteln und sie zu motivieren, das Projekt aktiv zu unterstützen.

9.     Mehrarbeit abfedern

Um Mehrarbeit abzumildern kann es sinnvoll sein, Praktikanten und Aushilfen zu beschäftigen, die vorübergehend einen Teil der Tagesarbeit übernehmen.

10.Integrierter Test

Moderne Unternehmenssoftware soll zu einer engeren Zusammenarbeit aller Unterneh­mensbereiche und zu einer besseren Transparenz beitragen. Nach meiner Erfahrung ist es eine für viele Beschäftigte sehr interessante Übung, in der Testphase einen oder mehrere Kundenaufträge von A bis Z mit allen Beteiligten von der Auftragsannahme bis zur Auslieferung und Rechnungslegung durchzuspielen. Diese Übung schafft Verständnis für die anderen Abteilungen.

Unsere Leistungen für Sie:

  • Prozessanalyse und Prozessdesign
  • Schnittstelle zwischen Unternehmen und IT-Dienstleister
  • Projektmanagement
  • Übersetzung und Dolmetschen bei der Zusammenarbeit mit ausländischen Softwarelieferanten und Konzerngesellschaften
Was gibt es Neues

Was gibt es Neues?

Neuigkeiten ziehen immer

Neuigkeiten ziehen immer

Klicken Sie auch so gern auf  „News“ oder „Aktuelles“ auf Unternehmens-Websites?

Diese Seiten gehören nach meiner Erfahrung zu den am häufigsten angeklickten Seiten auf Unternehmens-Homepages. Peinlich nur, wenn die neueste Meldung sechs Monate alt oder noch älter ist oder in einem Jahr überhaupt nur drei oder vier Meldungen erschienen sind.

Da die Seiten so oft angeklickt werden sind sie eine hervorragende Möglichkeit, um die Besucher der Homepage über neue Entwicklungen oder kürzlich abgeschlossene Projekte zu informieren. Die einzelne Meldung muss gar nicht so lang sein. Die Gesamtheit der Meldungen  im letzten Jahr gibt einen sehr guten Eindruck davon, womit sich das Unternehmen beschäftigt und was die aktuellen Entwicklungen sind. Dieser Absatz ist z.B. 120 Wörter lang und es dauert ungefähr 25 Sekunden ihn zu lesen. Viel mehr Zeit haben Ihre Besucher sowieso nicht für eine einzelne Meldung.

Auch für Ihre Facebook-Seite

Die Tipps in diesem Artikel eignen sich natürlich auch für Ihre Facebook-Präsenz. Auch diese Seiten leben davon, dass Sie Ihre Abonnenten regelmäßig informieren und auf dem Laufenden halten. Und Sie können übrigens auch mit wenig Aufwand relativ zielgerichtet Werbung auf Facebook betreiben und so Ihre Meldungen hervorheben. Meiner Erfahrung nach erzeugen Sie mit guten Meldungen auf Facebook eine relativ gute virale Wirkung, aber ich konnte noch nicht feststellen, aus wievielen der „Liker“ und „Teiler“ tatsächlich zahlende Kunden werden.

Und wenn es sich um eine Neuigkeit von allgemeinem Interesse handelt, können Sie auch Ausschnitte aus Ihrer Meldung oder eine abgewandelte Fassung davon in entsprechenden Fachforen auf Facebook oder auch Xing posten oder als Pressemitteilung herausgeben.

Die Checkliste

Es gibt fast immer etwas zu sagen. Gehen Sie doch einfach mal die folgende Checkliste durch und ich bin sicher, dass Ihnen Dinge aus Ihrem eigenen Unternehmen einfallen, die berichtenswert sind:

  • Welche interessanten Aufträge haben Sie in den letzten vier Wochen bekommen?
  • Welche interessanten Projekte haben Sie fertig gestellt?
    – Interne Projekte
    – Projekte für Kunden
  • Referenzen, Rückkopplungen von Kunden
  • Hat das Unternehmen kürzlich Auszeichnungen gewonnen?
  • Gibt es neue Qualifikationen oder Zertifizierungen?
  • Hat das Unternehmen an einem Sportwettbewerb teilgenommen, z.B. einem Firmenlauf?
  • Gibt es Aktivitäten im Bereich Sponsoring/Charity?
  • Nimmt das Unternehmen an Ausstellungen teil (Ausblick / Rückblick)
  • Sind Schlüsselpositionen im Unternehmen neu besetzt worden?
    Wenn ja welche, was waren die Gründe, Details über die neue Person, Hintergrund der Neubesetzung
  • Gibt es neue Produkte, die vorgestellt werden sollen?
  • Wie ist das Jahr bisher gelaufen, wie ist der Ausblick?
  • Gibt es neue Partnerschaften / Kooperationen?
  • Geplante Events
  • Sonderangebote / Sonderposten / Saisonaktionen (z.B. Wintercheck beim Auto)

Sehr viele Besucher Ihrer Homepage möchten wissen, was es bei Ihnen Neues gibt. Deshalb ist die News-Seite so wichtig. Auf der News-Seite haben Sie die Möglichkeit, die Besucher in sachlicher Form auf diejenigen Dinge hinzuweisen, die IHNEN wichtig sind und die gleichzeitig wegen der Neuheit einen hohen Informationswert für die Besucher der Homepage haben. Und Sie können dies besonders wirkungsvoll in Form von kleinen Geschichten tun.

Natürlich können Sie von der Meldung auf die entsprechende Produktseite oder eine andere Seite verlinken.

Wo ist das Problem?

Es gibt nicht viele Mitarbeiter, die in vertretbarer Zeit einen Artikel in veröffentlichungsfähiger Form abliefern können. Oft steht ihnen auch ihr eigener Perfektionismus im Wege. Dazu kommt: In technisch ausgerichteten Unternehmen gehört technischer Sachverstand dazu, Meldungen zu verfassen. Nun sind Techniker und Ingenieure meistens fest  in ihre Projekte eingebunden und haben weder die Zeit noch die Neigung dazu, News-Meldungen zu verfassen. In diesem Fall wenden Sie sich an Dienstleister, die diese Aufgabe gern für Sie übernehmen.

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Pflegen Sie Ihre Kunden! 

Pflegen Sie Ihre Kunden!

Facebook und Twitter sind nicht alles! Längst nicht alle unsere Kunden und Interessenten nutzen diese Medien und sie sind auch nicht für alle Arten der Unternehmenskommunikation geeignet. Die Pflege des Kundenstamms und eine professionelle Verwaltung und Nutzung der Kundendaten sollten immer noch tragende Säulen im Marketingmix sein.

Customer Relationship Management Coaching38

Customer Relationship Management

Gerade für Freiberufler sowie kleinere und mittlere Unternehmen sind an den eigenen Stamm von Kunden und Interessenten gerichtete Direktwerbemaßnahmen nach wie vor wichtige Kommuniktionsmittel. Klassische Werbemaßnahmen in Zeitungen etc. haben relativ hohe Streuverluste und eine kaum bis gar nicht messbare Wirksamkeit. Die derzeitigen Kunden und Interessenten des Unternehmens sind dagegen meistens aufnahmebereit für Informationen über neue Produkte, Events, Sonderangebote und Ähnliches. Deshalb können wir bei diesen Zielgruppen gute Werbeergebnisse bei geringen Streuverlusten erwarten.

Hierzu speichern wir die Daten von Kunden und Interessenten im Unternehmen. Heutzutage werden diese Daten natürlich elektronisch in CRM-Systemen (Customer-Relationship-Management) aufbewahrt.

Ich erinnere mich noch gut an mein erstes selbst geschriebenes CRM-System Anfang der Neunziger Jahre auf Basis einer PC-Datenbanksoftware. Diese Zeiten sind glücklicherweise vorbei. Für jeden Anspruch gibt es heute passende Standardpakete vom einfachen Kontakt-Managementprogramm bis zum ausgefeilten Paket mit Schnittstellen zur Auftragsabwicklung, Servicemanagement und so weiter.

Das Verblüffende ist: Die Kommunikationsmittel sind heute andere, E-Mails haben Briefe und Telefaxe großenteils abgelöst. Vom vertrieblichen Standpunkt her funktionierte mein selbstgestricktes System aber fast genauso gut wie heutige Standardprogramme!

Die technischen Eigenschaften der Software sind eben nur eine Seite der Medaille. Mindestens ebenso wichtig ist es, die Mitarbeiter zum aktiven Mitarbeiten am „Customer Relationship Management“ zu motivieren und vor allem langfristig bei der Stange zu halten.

Wie bei anderen DV-Systemen auch ist es hier unbedingt erforderlich, in den Fachabteilungen Mitarbeiter zu identifizieren, die als Key-User tiefergehende Kenntnisse der Software und ihrer Handhabung haben, das System neuen Kollegen erklären, mit der DV an der Weiterentwicklung arbeiten und ihren Kollegen insgesamt bei der Handhabung zur Seite stehen. Natürlich sollten auch die Führungskräfte mit dem System arbeiten und somit ihre Vorbildfunktion wahrnehmen.

Gern beraten wir von Coaching38 Sie bei der Einführung und Optimierung Ihres CRM-Programms:
Software braucht Soft skills!

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