Forschungsprojekte professionell managen

Eine Google-Suche zu dem Thema „Projektmanagement im Forschungsbereich“ ist relativ unergiebig. Offenbar konzentriert sich die gedankliche Auseinandersetzung mit dem Projektmanagement im Wesentlichen auf kommerzielle Projekte z.B. im Anlagenbau  oder in der Softwareentwicklung. Dabei stehen im Forschungsbereich ganz andere Fragen im Vordergrund als bei kommerziellen Projekten oder auch Entwicklungsprojekten.

Das Risiko des kompletten Scheiterns ist bei kommerziellen Projekten meist relativ gering. Denn ein Unternehmen wird es sich sehr genau überlegen, ein Projekt mit ungewissem Ausgang anzunehmen, denn das Scheitern kann die Existenz der ganzen Firma aufs Spiel setzen.

Deswegen steht die Frage des WAS? bei kommerziellen Projekten in der Projektabwicklung im Hintergrund; Es gibt im Allgemeinen einen Vertrag mit dem Kunden, der definiert, welches Erzeugnis zu wann in welcher Qualität und zu welchem Preis geliefert werden soll. Es geht dann mehr um das WIE? Das heißt, wie soll das Projekt genau ablaufen, wer soll das Projekt leiten, mit welchen Lieferanten wird zusammengearbeitet, wo wird gefertigt usw.

Bei Entwicklungsprojekten gibt es meistens wenigstens ein Pflichtenheft, das zur Strukturierung des Projektes herangezogen werden kann.

Bei Forschungsprojekten dagegen ist es am Anfang des Prozesses häufig völlig unklar, worin das inhaltliche Ziel genau besteht und ob es überhaupt erreicht werden kann. Es besteht also ein hohes Risiko, das Projektziel insgesamt zu verfehlen.

Diese Unklarheiten sollten den Projektverantwortlichen aber nicht davon abhalten, wenigstens die bekannten Ziele und Randbedingungen zu dokumentieren. In der Praxis scheint dies aber oft nicht zu passieren. Auf einem Workshop, den ich an einer Universität mit Doktoranden durchgeführt habe, musste ich feststellen, dass bei vielen Teilnehmern die grundlegendsten Kenntnisse über das Projektmanagement nicht vorhanden waren. Viele Projekte der Teilnehmer schleppten sich offenbar dahin oder verliefen irgendwie im Sande. In Zeiten leerer Kassen und einem sich verschärfenden globalen Wettbewerb ist diese Verschwendung von Ressourcen natürlich auf Dauer nicht hinnehmbar. Wie kommt es aber dazu, dass Forschungsprojekte nicht immer professionell gemanagt werden?

Neben der schieren Unkenntnis von Projektmanagement-Tools kommt es sicher auch daher, dass bei kommerziellen Projekten meist ein Auftraggeber klar definiert ist, der einen Projektleiter mit der Durchführung eines bestimmten Projektes betraut. Forschungsprojekte entstehen dagegen häufig aus offenen Fragestellungen, die sich in einem laufenden Forschungsprozess ergeben. Der Forscher ist also sein eigener Auftraggeber und gleichzeitig sein eigener Projektmanager.

Nutzen von Projektmanagement

 

Daraus können erhebliche Gefahren bei der Durchführung des Projektes entstehen: Wenn für den Forscher die Richtung klar erscheint und er deshalb die Projektziele, den Zeitplan und die zur Verfügung stehenden Ressourcen nicht sauber definiert, ist ein späteres Projektcontrolling kaum möglich: Die genaue Definition von Zielen und Zwischenzielen (Meilensteinen) und die Überprüfung ihrer Einhaltung sind aber unerlässliche Mittel, um rechtzeitig

  • Korrekturmaßnahmen einzuleiten,
  • die Ziele neu zu definieren
  • oder auch das Projekt abzubrechen

 

Meilensteine im Projekt

Meilensteine im Projekt

Und auch die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten und mit externen Partnern ist wesentlich einfacher, wenn eine schriftliche Dokumentation (siehe DIN 69901) existiert über

  • Zielvorgaben
  • Ressourcen in zeitlicher, finanzieller, personeller und anderer Hinsicht
  • die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
  • und die projektspezifische Organisation

Jedes Projekt gliedert sich in 4 Phasen:

  • Definition
  • Planung
  • Durchführung
  • Abschluss

Gerade in der Definitionsphase ist der gezielte Einsatz von Kreativtechniken wie z.B. Brainstorming und Mindmapping sehr wichtig, um systematisch Ideen zu generieren und sich nicht zu früh auf eine Richtung festzulegen.

Planabweichungen sind nicht immer negativ

Natürlich folgen in Forschungsprojekten die Phasen nicht immer sequentiell aufeinander. Denn bei festgestellten Abweichungen vom Projektplan kann es durchaus dazu kommen, dass Ziele neu definiert werden und der ganze Projektplan noch einmal überarbeitet und angepasst werden muss. Dies muss nicht negativ sein: Vielleicht ergeben sich neue Chancen in Form neuer Anwendungsfelder oder auch verbesserter Leistungsdaten, und die Ziele können nach oben revidiert werden.

 

Phasen im Projekt

Phasen im Projekt

Es kann sinnvoll sein, die Aufgaben des Projektmanagements zumindest teilweise an andere Mitarbeiter zu delegieren, denn jeder Mensch hat unterschiedliche Stärken und Schwächen. Eine sorgfältige Projektdokumentation, das Nachhalten des Projektbudgets oder regelmäßige Einladungen zu Projektmeetings vertragen sich vielleicht nicht mit einem freien und kreativen Forschergeist. Diese Aufgaben sind aber auch sehr wichtig um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Fazit

Die wesentlichen Instrumente des Projektmanagements haben auch für Forschungsprojekte ihre Gültigkeit. Besonderes Augenmerk sollte auf die Anfangsphase gelegt werden, in der Kreativtechniken wichtig sind, um das Gesichtsfeld nicht zu schnell einzuengen. Und in der Projektdurchführung sollte damit gerechnet werden, dass auch einmal in eine frühere Phase zurück gesprungen werden muss, um geänderte Rahmenbedingungen oder neu definierte Ziele zu berücksichtigen.

Quellen

  • Projektmanagement in der Forschung, von Dr. Daniel Baumann, Dr. Olga Pardo Escher und Urs Witschi, in: Projektmagazin.de, 12/2005
  • DIN 69901

Ich hasse Zeitmanagement

Projektpläne, Aufgabenlisten und Maßnahmenpläne sind ein Gräuel für mich. Viel lieber würde ich spontan arbeiten und auf die spontanen Ideen und Eindrücke eingehen, die jederzeit auf mich einströmen. Aber leider ist eine spontane Arbeitsweise absolut nicht effektiv: Gute Ideen sind keine Mangelware. Wir sehen es täglich: Es ist viel schwerer, Vorhaben erfolgreich umzusetzen als Ideen zu entwickeln. Eine professionelle Arbeitsweise verlangt eine gute Planung.

 

Eine effektive Arbeitsweise hat zwei Facetten:

 

  1. Vorhaben effektiv umsetzen
  2. Die eigene Arbeit managen

 

In diesem Artikel geht es um das erste Thema, über Selbstmanagement lesen Sie im nächsten Beitrag.

Projektplanung

Wie können wir Ideen und Vorhaben auf eine sichere Art und Weise realisieren? Organisieren Sie alles, was Sie beruflich oder privat anpacken als Projekt.

In diesen Einzelprojekten können Sie jede relevante Information in eine der folgenden drei Kategorien einteilen:

  • Maßnahmen
  • Ideenspeicher
  • Nützliche Informationen

 

Die wichtigste Kategorie sind hierbei die Maßnahmen. Alle nötigen Aktionen, die nicht in Maßnahmenplänen stehen und mit klaren Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Terminen versehen ist, wird  früher oder später vergessen. Dies gilt gerade für alle Vorhaben, an denen mehrere Menschen mitarbeiten.

 

Die Grundform eines Maßnahmenplanes ist relativ einfach und besteht aus den Spalten

  •  Nr.
  • Maßnahme
  • Verantwortlich
  • Starttermin
  • Endtermin

Durch die Nummerierung können Sie die Maßnahmen hierarchisch gliedern und ordnen.

Maßnahmen

Maßnahmen sind der wichtigste Teil der Umsetzung. Für eine Maßnahme darf immer nur eine Person verantwortlich sein. Und die Maßnahmen müssen klar terminiert sein.

 

Ideenspeicher

In jedem Projekt kommen in der Umsetzung weitere Punkte auf, die den Charakter von Maßnehmen haben, allerdings im Moment nicht umgesetzt werden sollen. Diese Ideen können aber später in diesem oder einem anderen Projekt eventuell weiterhelfen. Notieren Sie diese Ideen in einem separaten Verzeichnis.

Nützliche Informationen

In diesem Verzeichnis notieren Sie alle Informationen, die nicht direkt in Maßnahmen umgesetzt werden, aber eventuell für das Vorhaben auch relevant sind: Informationen über das Kundenunternehmen, rechtliche Rahmenbedingungen, Konkurrenzinformationen, Namen von Ansprechpartnern bei Partnerunternehmen etc.

 

Kreative Phasen

Beispiel für ein Mindmap mit einem fiktiven Marketingplan

Beispiel für ein Mindmap

Informationsüberflutung ist zu einem Modewort geworden ist und viele Berufstätige  schimpfen über die Überflutung mit E-Mails. Das heißt aber nicht, dass uns die nötigen Informationen von selbst zufliegen.

 

Kreativtechniken wie Mindmap oder Brainstorming sind weiterhin relevant. Eine bewusst eingeplante Phase der Kreativität speziell am Anfang eines Projektes oder eines Vorhabens ist sehr wichtig, bevor ein Maßnahmenplan geschrieben wird. Diese kreativen Phasen helfen uns, mehrere Facetten der Idee zu entdecken. Wenn wir uns zu früh auf einen Weg festlegen, dann übersehen wir vielleicht eine bessere Lösung.

 

Um alle Facetten eines Projektes zu erfassen, finde ich das Mindmap besonders effektiv. Sie haben nicht nur die einzelnen Arbeitspakete im Blick, sondern sehen auch die Zusammenhänge und die hierarchische Struktur der Aufgaben.

 

Effektivität geht vor Effizienz: Bevor Sie effizient einen Baum hochklettern müssen Sie sicher sein, dass es der richtige Baum ist! David Allen drückt es so aus: „Das erste Ziel bei der Aufgabenplanung ist es, alle Dinge zu erfassen, die getan werden müssen.“ Danach erst geht es darum, zu priorisieren.

 

 

Hindernisse überwinden

 Hier lesen Sie, wie Sie die Hindernisse überwinden, die sich auf Ihrem Weg befinden.

Weiterlesen

David Allen: Gettig Things Done – The art of stress-free productivity, ISBN 978-0-14-200028-1, New York, 2001

Scott Belsky: Making Ideas Happen, ISBN 978-1-59184-312-2, New York 2010

8 Schritte, um Ihre Ziele zu erreichen!

Bugatti Veyron

Bugatti Veyron

In der Praxis scheitern viele gute Vorsätze. So werden Sie erfolgreich Ihre Ziele verwirklichen:

1. Setzen Sie sich „smarte“ Ziele bei allen Ihren Vorhaben

S spezifisch
M messbar
A aktionsorientiert
R realistisch
T terminiert

2. Machen Sie IHRE Ziele zu Vorsätzen.

Wenn Sie Ziele von Anderen, Ihrem Mann, Ihrer Frau, Freundin oder sonst jemandem zu Vorsätzen machen, vergessen Sie das Projekt lieber gleich. Denn nur wenn Sie selbst 100% dahinterstehen, motiviert Sie das Ziel.

3. Meilensteine setzen

Setzen Sie sich Zwischenziele, an denen Sie feststellen können, ob Sie noch auf dem richtigen Kurs sind. Auch die Zwischenziele müssen messbar und terminiert sein.

4. Koalitionen bilden

Wenn eine Kollegin oder ein Bekannter mitzieht und sich das gleiche Ziel setzt, können Sie sich gegenseitig auf dem Weg bestärken und durch Motiviationstiefen ziehen. Letztes Jahr haben sich zwei Kolleginnen aus der Personalabteilung vorgenommen, mit dem Rauchen aufzuhören. Sie saßen auch noch im gleichen Büro, haben sich gegenseitig von ihrem Erfolg erzählt und sie haben das erste Jahr durchgehalten.

5. Was könnte im Wege stehen?

Machen Sie auch klar, dass Sie sich im Dienste der Erreichung Ihres Ziels auch von liebgewordenen Gewohnheiten verabschieden müssen. Wenn Sie zum Beispiel immer nach der Frühstückspause eine Zigarette mit Ihren Kollegen geraucht haben, meiden Sie die Raucherecke eine Zeitlang, bis Sie in Ihrer neuen Gewohnheit des Nichtrauchens gefestigt sind.

Was sind Ihre Stolpersteine oder was könnten sie sein? Das Wissen darum lässt Sie auch kleine oder große Tiefen überwinden und Sie halten besser durch.

6. Fangen Sie gleich an

Gehen Sie Ihr Vorhaben so schnell wie möglich an, und nutzen Sie die augenblickliche Motivation, um einen Anfang in Richtung auf Ihr Ziel zu machen: Sehen Sie zu, dass Ihr Vorhaben so bald wie möglich zu einer Gewohnheit wird.

7. Schriftlich fixieren

So sind Sie sicher, dass Sie nichts vergessen und alle Termine und Daten im Blick haben.

8. Nicht zuviel
Sie werden nicht mit einem Schlag reich und schön werden. Muten Sie sich nicht zuviel zu, sonst werden Sie schnell mutlos.

Weiterlesen: Selbstmanagement – Heraus aus dem Hamsterrad