Ich hasse Zeitmanagement

Projektpläne, Aufgabenlisten und Maßnahmenpläne sind ein Gräuel für mich. Viel lieber würde ich spontan arbeiten und auf die spontanen Ideen und Eindrücke eingehen, die jederzeit auf mich einströmen. Aber leider ist eine spontane Arbeitsweise absolut nicht effektiv: Gute Ideen sind keine Mangelware. Wir sehen es täglich: Es ist viel schwerer, Vorhaben erfolgreich umzusetzen als Ideen zu entwickeln. Eine professionelle Arbeitsweise verlangt eine gute Planung.

 

Eine effektive Arbeitsweise hat zwei Facetten:

 

  1. Vorhaben effektiv umsetzen
  2. Die eigene Arbeit managen

 

In diesem Artikel geht es um das erste Thema, über Selbstmanagement lesen Sie im nächsten Beitrag.

Projektplanung

Wie können wir Ideen und Vorhaben auf eine sichere Art und Weise realisieren? Organisieren Sie alles, was Sie beruflich oder privat anpacken als Projekt.

In diesen Einzelprojekten können Sie jede relevante Information in eine der folgenden drei Kategorien einteilen:

  • Maßnahmen
  • Ideenspeicher
  • Nützliche Informationen

 

Die wichtigste Kategorie sind hierbei die Maßnahmen. Alle nötigen Aktionen, die nicht in Maßnahmenplänen stehen und mit klaren Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Terminen versehen ist, wird  früher oder später vergessen. Dies gilt gerade für alle Vorhaben, an denen mehrere Menschen mitarbeiten.

 

Die Grundform eines Maßnahmenplanes ist relativ einfach und besteht aus den Spalten

  •  Nr.
  • Maßnahme
  • Verantwortlich
  • Starttermin
  • Endtermin

Durch die Nummerierung können Sie die Maßnahmen hierarchisch gliedern und ordnen.

Maßnahmen

Maßnahmen sind der wichtigste Teil der Umsetzung. Für eine Maßnahme darf immer nur eine Person verantwortlich sein. Und die Maßnahmen müssen klar terminiert sein.

 

Ideenspeicher

In jedem Projekt kommen in der Umsetzung weitere Punkte auf, die den Charakter von Maßnehmen haben, allerdings im Moment nicht umgesetzt werden sollen. Diese Ideen können aber später in diesem oder einem anderen Projekt eventuell weiterhelfen. Notieren Sie diese Ideen in einem separaten Verzeichnis.

Nützliche Informationen

In diesem Verzeichnis notieren Sie alle Informationen, die nicht direkt in Maßnahmen umgesetzt werden, aber eventuell für das Vorhaben auch relevant sind: Informationen über das Kundenunternehmen, rechtliche Rahmenbedingungen, Konkurrenzinformationen, Namen von Ansprechpartnern bei Partnerunternehmen etc.

 

Kreative Phasen

Beispiel für ein Mindmap mit einem fiktiven Marketingplan

Beispiel für ein Mindmap

Informationsüberflutung ist zu einem Modewort geworden ist und viele Berufstätige  schimpfen über die Überflutung mit E-Mails. Das heißt aber nicht, dass uns die nötigen Informationen von selbst zufliegen.

 

Kreativtechniken wie Mindmap oder Brainstorming sind weiterhin relevant. Eine bewusst eingeplante Phase der Kreativität speziell am Anfang eines Projektes oder eines Vorhabens ist sehr wichtig, bevor ein Maßnahmenplan geschrieben wird. Diese kreativen Phasen helfen uns, mehrere Facetten der Idee zu entdecken. Wenn wir uns zu früh auf einen Weg festlegen, dann übersehen wir vielleicht eine bessere Lösung.

 

Um alle Facetten eines Projektes zu erfassen, finde ich das Mindmap besonders effektiv. Sie haben nicht nur die einzelnen Arbeitspakete im Blick, sondern sehen auch die Zusammenhänge und die hierarchische Struktur der Aufgaben.

 

Effektivität geht vor Effizienz: Bevor Sie effizient einen Baum hochklettern müssen Sie sicher sein, dass es der richtige Baum ist! David Allen drückt es so aus: „Das erste Ziel bei der Aufgabenplanung ist es, alle Dinge zu erfassen, die getan werden müssen.“ Danach erst geht es darum, zu priorisieren.

 

 

Hindernisse überwinden

 Hier lesen Sie, wie Sie die Hindernisse überwinden, die sich auf Ihrem Weg befinden.

Weiterlesen

David Allen: Gettig Things Done – The art of stress-free productivity, ISBN 978-0-14-200028-1, New York, 2001

Scott Belsky: Making Ideas Happen, ISBN 978-1-59184-312-2, New York 2010