Forschungsprojekte professionell managen

Eine Google-Suche zu dem Thema „Projektmanagement im Forschungsbereich“ ist relativ unergiebig. Offenbar konzentriert sich die gedankliche Auseinandersetzung mit dem Projektmanagement im Wesentlichen auf kommerzielle Projekte z.B. im Anlagenbau  oder in der Softwareentwicklung. Dabei stehen im Forschungsbereich ganz andere Fragen im Vordergrund als bei kommerziellen Projekten oder auch Entwicklungsprojekten.

Das Risiko des kompletten Scheiterns ist bei kommerziellen Projekten meist relativ gering. Denn ein Unternehmen wird es sich sehr genau überlegen, ein Projekt mit ungewissem Ausgang anzunehmen, denn das Scheitern kann die Existenz der ganzen Firma aufs Spiel setzen.

Deswegen steht die Frage des WAS? bei kommerziellen Projekten in der Projektabwicklung im Hintergrund; Es gibt im Allgemeinen einen Vertrag mit dem Kunden, der definiert, welches Erzeugnis zu wann in welcher Qualität und zu welchem Preis geliefert werden soll. Es geht dann mehr um das WIE? Das heißt, wie soll das Projekt genau ablaufen, wer soll das Projekt leiten, mit welchen Lieferanten wird zusammengearbeitet, wo wird gefertigt usw.

Bei Entwicklungsprojekten gibt es meistens wenigstens ein Pflichtenheft, das zur Strukturierung des Projektes herangezogen werden kann.

Bei Forschungsprojekten dagegen ist es am Anfang des Prozesses häufig völlig unklar, worin das inhaltliche Ziel genau besteht und ob es überhaupt erreicht werden kann. Es besteht also ein hohes Risiko, das Projektziel insgesamt zu verfehlen.

Diese Unklarheiten sollten den Projektverantwortlichen aber nicht davon abhalten, wenigstens die bekannten Ziele und Randbedingungen zu dokumentieren. In der Praxis scheint dies aber oft nicht zu passieren. Auf einem Workshop, den ich an einer Universität mit Doktoranden durchgeführt habe, musste ich feststellen, dass bei vielen Teilnehmern die grundlegendsten Kenntnisse über das Projektmanagement nicht vorhanden waren. Viele Projekte der Teilnehmer schleppten sich offenbar dahin oder verliefen irgendwie im Sande. In Zeiten leerer Kassen und einem sich verschärfenden globalen Wettbewerb ist diese Verschwendung von Ressourcen natürlich auf Dauer nicht hinnehmbar. Wie kommt es aber dazu, dass Forschungsprojekte nicht immer professionell gemanagt werden?

Neben der schieren Unkenntnis von Projektmanagement-Tools kommt es sicher auch daher, dass bei kommerziellen Projekten meist ein Auftraggeber klar definiert ist, der einen Projektleiter mit der Durchführung eines bestimmten Projektes betraut. Forschungsprojekte entstehen dagegen häufig aus offenen Fragestellungen, die sich in einem laufenden Forschungsprozess ergeben. Der Forscher ist also sein eigener Auftraggeber und gleichzeitig sein eigener Projektmanager.

Nutzen von Projektmanagement

 

Daraus können erhebliche Gefahren bei der Durchführung des Projektes entstehen: Wenn für den Forscher die Richtung klar erscheint und er deshalb die Projektziele, den Zeitplan und die zur Verfügung stehenden Ressourcen nicht sauber definiert, ist ein späteres Projektcontrolling kaum möglich: Die genaue Definition von Zielen und Zwischenzielen (Meilensteinen) und die Überprüfung ihrer Einhaltung sind aber unerlässliche Mittel, um rechtzeitig

  • Korrekturmaßnahmen einzuleiten,
  • die Ziele neu zu definieren
  • oder auch das Projekt abzubrechen

 

Meilensteine im Projekt

Meilensteine im Projekt

Und auch die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten und mit externen Partnern ist wesentlich einfacher, wenn eine schriftliche Dokumentation (siehe DIN 69901) existiert über

  • Zielvorgaben
  • Ressourcen in zeitlicher, finanzieller, personeller und anderer Hinsicht
  • die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
  • und die projektspezifische Organisation

Jedes Projekt gliedert sich in 4 Phasen:

  • Definition
  • Planung
  • Durchführung
  • Abschluss

Gerade in der Definitionsphase ist der gezielte Einsatz von Kreativtechniken wie z.B. Brainstorming und Mindmapping sehr wichtig, um systematisch Ideen zu generieren und sich nicht zu früh auf eine Richtung festzulegen.

Planabweichungen sind nicht immer negativ

Natürlich folgen in Forschungsprojekten die Phasen nicht immer sequentiell aufeinander. Denn bei festgestellten Abweichungen vom Projektplan kann es durchaus dazu kommen, dass Ziele neu definiert werden und der ganze Projektplan noch einmal überarbeitet und angepasst werden muss. Dies muss nicht negativ sein: Vielleicht ergeben sich neue Chancen in Form neuer Anwendungsfelder oder auch verbesserter Leistungsdaten, und die Ziele können nach oben revidiert werden.

 

Phasen im Projekt

Phasen im Projekt

Es kann sinnvoll sein, die Aufgaben des Projektmanagements zumindest teilweise an andere Mitarbeiter zu delegieren, denn jeder Mensch hat unterschiedliche Stärken und Schwächen. Eine sorgfältige Projektdokumentation, das Nachhalten des Projektbudgets oder regelmäßige Einladungen zu Projektmeetings vertragen sich vielleicht nicht mit einem freien und kreativen Forschergeist. Diese Aufgaben sind aber auch sehr wichtig um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Fazit

Die wesentlichen Instrumente des Projektmanagements haben auch für Forschungsprojekte ihre Gültigkeit. Besonderes Augenmerk sollte auf die Anfangsphase gelegt werden, in der Kreativtechniken wichtig sind, um das Gesichtsfeld nicht zu schnell einzuengen. Und in der Projektdurchführung sollte damit gerechnet werden, dass auch einmal in eine frühere Phase zurück gesprungen werden muss, um geänderte Rahmenbedingungen oder neu definierte Ziele zu berücksichtigen.

Quellen

  • Projektmanagement in der Forschung, von Dr. Daniel Baumann, Dr. Olga Pardo Escher und Urs Witschi, in: Projektmagazin.de, 12/2005
  • DIN 69901

Ingenieure haben keine Lobby

…klagte neulich ein Kollege, selbst Ingenieur. Wie kommt es, dass Steve Jobs fast zum Popstar wurde und der wahrscheinlich fähigere Techniker Steve Wozniak weitgehend unbekannt geblieben ist? Nun, Steve Jobs erkannte schnell, dass Technik kein Selbstzweck ist, sondern für den Käufer der Nutzen im Mittelpunkt seines Interesses steht. Technische Details und die technische Leistungsfähigkeit sind für die meisten Kunden nebensächlich und selbst bei High-Tech-Produkten oft nicht das ausschlaggebende Kaufargument. Und eine wirkungsvolle Präsentation der Produkte ist auch wichtig. Die Art der Vorstellung neuer Apple-Produkte durch Steve Jobs ist inzwischen legendär.

Technik muss dem Kunden nutzen

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Der Mini von BMW

Auch der Mini von BMW kann sicher nicht mit überragenden technischen Kennzahlen glänzen. Trotzdem ist er als Neuwagen gefragt und erzielt auf dem Gebrauchtwagenmarkt Spitzenpreise. Sowohl beim iPhone als auch beim Mini haben die Marketingleute schon im Produktentwicklungsprozess eine wichtige Rolle gespielt: Es kommt darauf an zu erkennen, was die Kunden wollen und wofür sie Geld ausgeben. Und nun muss das Unternehmen Produkte entwickeln, die diesen Bedürfnissen entsprechen und sie effektiv anbieten.

Viele Techniker und Ingenieure die ich kenne bleiben aber verliebt in die Technik und konzentrieren sich bei Präsentationen auf technische Details, auf die sie sicher berechtigt stolz sind. In der Annahme, dass sich der Gesprächspartner für diese ebenso interessiert wie sie selbst.

Allerdings: In drei Jahren, in denen ich als Verkäufer potenzielle Käufer mit einem bestimmten Messgerät beglücken wollte, hat sich von den mehreren hundert Gesprächspartnern lediglich einer nach dem Funktionsprinzip und dem inneren Aufbau erkundigt. Vielmehr drehte sich die Diskussion in den allermeisten Fällen darum, welchen Nutzen das Gerät für den Kunden hat und wie er es am besten in seine vorhandene Infrastruktur integrieren kann.

Der Techniker als Lobbyist in eigener Sache

Übertragen auf das Berufsleben heißt das: Die Unternehmen brauchen dringend Ingenieure, die neben technischem Sachverstand auch kaufmännisch denken, unternehmerisch handeln und sich in ihre Kunden hineinversetzen können. Und das fängt beim eigenen Arbeitsumfeld, ja bei der Kleidung an. Wer vorn mitspielen will, kommt nicht in Shorts ins Büro und sitzt nicht mit Birkenstock-Sandalen hinterm Schreibtisch, auch nicht als Entwickler.

Es schadet auch nichts, an den soft skills zu arbeiten. Niemand wird als Ingenieur oder Techniker geboren, sondern hat eine lange Ausbildung durchlaufen. Und genauso wie es Regeln zum effektiven Konstruieren gibt, gibt es auch Regeln in der Gesprächsführung und beim Präsentieren. Und die können Sie auf die selbe Art lernen wie Konstruktionsregeln. Und wie beim Konstruieren gilt: Übung macht den Meister.

Wechseln Sie die Perspektive

Vertrauen Sie nicht auf eine Lobby von außen. Werden Sie stattdessen Ihre eigene Lobby. Wechseln Sie mal die Perspektive: Wenn SIE etwas von einem anderen wollen, fragen Sie sich, was ER will. Und dann entwickeln Sie einen Vorschlag, der beiden Parteien hilft. Diese win-win-Strategie ist eine fast unschlagbare Verhandlungstechnik.

Der Weg zur Erfüllung Ihre eigenen Ziele führt über die Erfüllung der Ziele Ihrer Kunden oder Vorgesetzten. Und die Kunst dabei ist, ein gesundes Gleichgewicht zwischen beiden Zieldimensionen anzustreben. Und die Fähigkeit, solche Lösungen zu entwickeln können Sie trainieren wie einen Muskel.

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Präsentationstechnik für Techniker und Ingenieure
Kommunikative Fähigkeiten
Ingenieure haben keine Lobby – Welt Online

Präsentationstechnik für Techniker und Ingenieure

Viele Techniker und Ingenieure sind hervorragende Fachleute. Ich bin immer wieder positiv überrascht, wie schnell sich neue Kollegen in komplizierte technische Sachverhalte einarbeiten können.

Wenn Techniker und Ingenieure Präsentationen halten haben sie offenbar Angst, für leichtgewichtige Industrieschauspieler gehalten zu werden und stopfen ihre Präsentation mit Zahlenfriedhöfen, komplizierten Diagrammen und zuviel Text voll. Ein atemloser, zu schneller Redefluss machen es oft zusäzlich schwierig, den Sachverhalt zu erfassen und das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen.

Präsentationen wirksam gestalten

Techniker werden in der Ausbildung darauf getrimmt, Dinge sachlich richtig und vollständig darzustellen. Eine Präsentation zielt jedoch darauf ab, das Publikum zu überzeugen, um zum Beispiel ein Forschungsprojekt weiter zu finanzieren oder ein Produkt zu verkaufen. Entsprechend muss ich die Fakten auswählen und den Vortrag aufbauen.
Zwei einfache Fragen sollten wir uns beim Aufbau unserer Präsentation immer wieder stellen (Zen oder die Kunst der Präsentation):
– Was ist mein wichtigster Punkt?
– Warum ist dieser Punkt so wichtig für das Publikum?
Durch die persönliche Präsenz habe ich die Möglichkeit, noch während des Vortrags die Reaktion des Publikums wahrzunehmen, Feedback abzuholen, Zweifel auszuräumen und gegebenenfalls einzelne Punkte zu vertiefen oder zu wiederholen. Ansonsten kann ich doch auch einen schriftlichen Bericht herumschicken!

Präsentations-Training

Schon ein relativ kurzes Kommunikationstraining hilft, den Aufbau von Präsentationen zu verbessern, Stress abzubauen und die Vortragenden mit mehr Sicherheit auszustatten.
Das Training für Techniker besteht aus drei Stufen:
1. Trainieren von Grundfertigkeiten (Sprechdenken, Atmung, Stegreifrede,…)
2. Feedback in der Gruppe geben und empfangen
3. Konkretes Training im Hinblick auf die zu erwartende Situation: Kundenpräsentation, interner Vortrag etc.
Neben der Vorbereitung auf die Vortragssituation lernen die teilnehmenden Techniker und Ingenieure durch das Geben und Annehmen von Feedback auch, auf Kommunikationssignale bei sich und anderen zu achten.
Die Seminare werden individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens oder der Institution abgestimmt. Dieses Training für Techniker und Ingenieure haben wir inzwischen für mehrere Firmen durchgeführt. Auch Einzelcoaching ist möglich.

Aufbau der Präsentation

Genau wie ein Theaterstück oder ein Buch besteht auch eine Präsentation aus drei Teilen:
Einleitung, Hauptteil und Abschluss.
In der Einleitung holen Sie Ihre Zuhörer ab. Es gibt verschiedene Arten der Einleitung. Sehr gut funktioniert häufig eine Episode oder Anekdote als Einstieg, die dem Zuhörer das Thema des Vortrages anhand einer Geschichte näherbringen. Auch ein Zitat – am besten von Ihrem Kunden – ist sehr wirksam.
Im Hauptteil ist es wichtig, einen Spannungsbogen aufzubauen, z. B. mit der PULS-Technik. (Weiterlesen: Bringen Sie Spannung in Ihren Vortrag mit der PULS-Technik).
Als Abschluss können Sie das Gesagte zusammenfassen oder auch einen Appell zum Handeln aussprechen. Das hängt vom Zewck Ihres Vortrages ab.

Skript

Fordern Sie gern unser Skript kostenlos per Mail an:
B. Stolte: Präsentationstechnik für Techniker und Ingenieure. Umfang: 16 Seiten im PDF-Format
E-Mail: info[at]coaching-38.de