Selbstmanagement

Hamsterrad. Quelle: Wikimedia Commons, user:Doenertier82

Während wir uns im ersten Teil unserer Miniserie mit der Planung und Umsetzung von Vorhaben und Projekten beschäftigt haben, geht es heute um das Selbstmanagement.

Ein effektives Selbstmanagement ermöglicht es uns, selbstbestimmt zu arbeiten und „unser eigenes Spiel zu spielen“. Zielgerichtet den eigenen Arbeitstag zu strukturieren ist essentiell, um die gesteckten Ziele zu erreichen. Es gibt heute alle möglichen Tools für PC und Smartphone, die uns bei der Erfüllung der Aufgaben der Selbstorganisation unterstützen. Welches sind die drei größten Aufgaben im Selbstmanagement?

* Die richtigen Dinge tun (priorisieren)
* Nichts Relevantes vergessen
* Nachfassen

 Priorisieren

Konsequentes Priorisieren bedeutet, Zeitfresser in der täglichen Arbeit soweit wie möglich zu eliminieren und die Dinge mit der größten Hebelwirkung zu identifizieren. Um erfolgreich zu priorisieren ist es zunächst nötig, eine Bestandsaufnahme zu machen. Was steht heute auf dem Plan und was ist davon wichtig?

Hierzu brauchen Sie

  • den Terminkalender
  • Ihre To-do-Liste
  • die Wiedervorlage
Zeitmanagement Matrix nach Stephen Covey

Zeitmanagement Matrix nach Stephen Covey

Ein hervorragendes Werkzeug beim Priorisieren ist die Zeitmanagement-Matrix. Wie oft haben Sie schon den Spruch gehört: „Das ist im Tagesgeschäft untergegangen…“. Wir müssen höllisch aufpassen, uns nicht von den unwichtigen, dringenden Dingen in Quadrant 3 von den Aktivitäten in den Quadranten 1 und 2 ablenken zu lassen. Gerade der Quadrant 2 enthält die für unsere weitere Entwicklung wichtigen Tätigkeiten. Da sie sich aber nicht durch eine Deadline aufdrängen laufen wir Gefahr, sie zu vernachlässigen. Die Gefahren sind, dass wir wichtige Zukunftschancen verpassen und langfristig ausbrennen, wenn wir Freizeit und Prävention vernachlässigen.

 

Das Hamsterrad vermeiden

Gerade in hektischen Zeiten müssen wir vermeiden, uns von den Zeitfressern in den Quadranten 3 und 4 dominieren zu lassen und konsequent delegieren oder auch liegenlassen.

Nichts Relevantes vergessen

Von den drei Aufgaben im Selbstmanagement ist dies sicherlich die Anspruchsvollste. Ich persönlich bin ein großer Feind der Zettelwirtschaft und ich bevorzuge einen Collegeblock, den ich während der Arbeit immer mit mir herumtrage. Täglich schreibe ich eine To-Do-Liste in diesen Block, die ich während des Tages abarbeite, aber auch um neue Punkte ergänze. Wenn ich wieder an meinem Arbeitsplatz bin, übertrage ich neue Punkte,die ich nicht heute abarbeiten kann oder will, in meine Wiedervorlage.

In diesen Collegeblock schreibe ich alle Notizen, Sitzungsmitschriften, Telefonnotizen, Skizzen, Ideen etc. und übertrage von dort falls nötig in andere Medien. In dem Block kann ich auch nachschlagen, wann ich wo war, auch wenn ich  den Zeitraum nur noch ungefähr weiß.

Nachfassen

Das Nachfassen ist eine der wichtigsten Aufgaben für Vorgesetzte und Verkäufer. Eine Aufgabe ist nicht damit erledigt, dass sie delegiert wurde. Genauso wenig ist der Auftrag im Hause, wenn das Angebot geschrieben wurde.

Im Berufsalltag sehe ich beim konsequenten Nachfassen und Verfolgen angefangener Dinge den größten Nachholbedarf. Viele Dinge werden angeschoben und nicht zu Ende gebracht. Oder delegiert und dann vergessen. Das ist eine eklatante Verschwendung von Ressourcen. Nachfassen bei sich selber und bei Mitarbeitern und Kollegen kann somit ungeahnte Produktivitätsreserven wecken.

Die Wiedervorlage

Als ich 1989 meinen ersten Job nach dem Studium antrat, wurde mir gleich am ersten Tag ein wichtiges Instrument des Selbstmanagements erklärt, das ich noch heute nutze: Die Wiedervorlage. Sie bestand aus 32 Hängeordnern. Die Hängeordner sind mit den Zahlen 1 bis 31 sowie „nächster Monat“ beschriftet. Noch heute benutze ich dieses System.

Beim Nachfassen ist die Wiedervorlage natürlich Gold wert: Sie legen den Vorgang auf Termin, und können den neuen Stand eintragen und für den nächsten Termin gleich vermerken, was dann gemacht werden soll. Heute arbeite ich natürlich auch viel mit dem Kalender im PC. Auch dort kann ich Erinnerungen oder Wiedervorlagen hinterlegen, so dass ich zu meinem größten Bedauern jetzt zweigleisig fahren muss. Aber nicht alle Vorgänge eignen sich zur Ablage im Kalender des PC, und umgekehrt will ich nicht alles ausdrucken, um ausschließlich mit meiner Papier-Wiedervorlage zu arbeiten.

Zumal ich die Wiedervorlage im PC auch dabeihabe, wenn ich unterwegs bin. Und auf Dienstreisen gibt es öfter mal die Möglichkeit, zwischendurch den einen oder anderen Telefonanruf zu tätigen.

Nachfassen zeigt Wertschätzung

Manchmal haben Mitarbeiter das Gefühl, dass sie Arbeiten erledigen müssen, zu denen der Vorgesetzte keine Lust hat. Wenn Sie nachfassen zeigen Sie damit, dass die Aufgabe sehr wohl für Sie wichtig ist. Beim Nachfassen erfragen Sie natürlich den aktuellen Status der Aufgabe. Und Sie haben die Möglichkeit zu loben, wenn die Aufgabe fertig ist oder zu coachen, wenn Schwierigkeiten aufgetaucht sind.

Unterbrechungen

Arbeitsunterbrechungen sind das größte Ärgernis für Mitarbeiter, war das Ergebnis einer Umfrage unter den Arbeitnehmern eines mittelständischen Industriebetriebs, die ich vor einigen Jahren durchgeführt habe. Dort war die wichtigste Quelle von Arbeitsunterbrechungen fehlender Materialnachschub.  Was sind die Gründe für Störungen und Unterbrechungen der Arbeit bei Ihnen? Es liegt an Ihnen, Unterbrechungen auf das unbedingt nötige Maß zu reduzieren. Sagen Sie doch einfach mal zu einem Anrufer: „Ich muss noch etwas fertigmachen und rufe Sie später zurück.“ Und bestehen Sie darauf, dass bei Meetings alle Telefone abgestellt werden.

Den eigenen Stil finden

Gerade beim Selbstmanagement müssen Sie Ihren eigenen Weg gehen. Behalten Sie Ihre Ziele im Auge, und probieren Sie verschiedene Instrumente aus. Behalten Sie diejenigen, die langfristig zu Ihnen passen. Selbstmanagement ist ein Marathon, kein Kurzstreckenlauf. Die Instrumente Ihres Selbstmanagements müssen Ihnen in Fleisch und Blut übergehen und zu Gewohnheiten werden.

Coaching Harley Davidson

Weniger Arbeit = Mehr Lebensqualität?

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Mehr Zeit für Hobbies durch Downshifting

„Manchmal gibt es einem schon sehr viel, wenn man für seine Leistungen mal ein ehrliches Lob oder eine Anerkennung bekommt. Aber das kriegt ja kein Chef mehr gebacken, da brechen sie sich ja einen Zacken aus der Krone.“ So brachte eine Klientin ihre berufliche Situation auf den Punkt. Mangelnde Anerkennung und Wertschätzung der Arbeit spielen oft eine wichtige Rolle, wenn sich Beschäftigte die Sinnfrage stellen und ein neues Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben suchen.

Viele suchen sich dann neue persönliche Ziele im privaten Bereich und wenden mehr Zeit für Hobbies oder die Pflege von Freundschaften auf. Auf der anderen Seite fahren sie ihre berufliche Belastung herunter: „Downshifting“, zu Deutsch „Runterschalten“, wird immer populärer. Der Begriff hat es sogar schon in den Kölner „Tatort“ vom letzten Sonntag geschafft.

Neben den Berufstätigen, die bewusst und offen die Belastung herunterfahren, gibt es natürlich auch diejenigen, die nur innerlich kündigen und ihren Dienst nach Vorschrift versehen. Und leider gibt es immer mehr Beschäftigte, die durch berufliche Überlastung krank werden und mit Burnout-Symptomen reagieren.

Nur auf den ersten Blick sieht das Downshifting nach einer Bedrohung für das Unternehmen aus. Denn auch hier gibt es eine win-win-Situation. Die Unternehmen benötigen jetzt und in der Zukunft nicht nur an der Spitze gut ausgebildete und motivierte Fachkräfte. Und Beschäftigte, die sich bewusst für ein Downshifting entschieden haben, werden nicht frustriert sein, wenn sie „ihren“ Platz gefunden haben und dann bei einer Beförderung „übergangen“ werden.

Wobei auch Führungskräfte inzwischen durchaus in Teilzeit arbeiten können. Im Übrigen ist es ja ein Irrglaube, dass derjenige am produktivsten ist, der die längste Zeit im Betrieb zubringt. Das Gegenteil ist eher der Fall.

Die Herausforderung für die Vorgesetzten ist also, zunächst die wirkliche Motivation und die persönlichen Ziele der Mitarbeiter zu erkennen. Dann sollten Mitarbeiter und Vorgesetzter gemeinsam einen Karriereweg suchen, der sowohl die Ziele des Beschäftigten als auch des Unternehmens unter einen Hut bringt. Die Führungskräfte müssen sich dabei der Gefahr bewusst sein, dass sie die eigenen Karriereziele in die Mitarbeiter hinein projizieren (Self-Hugging) und stillschweigend voraussetzen, dass ihre Mitarbeiter im Prinzip die gleichen Ziele verfolgen wie sie selbst.

Fazit:
Für immer mehr Beschäftigte geht die Gleichung Weniger Arbeit = Mehr Lebensqualität auf, und die Unternehmen tun gut daran, diese Haltung zu akzeptieren, und mit den Mitarbeitern Karrierewege zu entwickeln, die beiden Seiten gerecht werden.

Mehr lesen:
Runterschalten!: Selbstbestimmt arbeiten – gelassener leben von Wiebke Sponagel

Burnout – Gefahr für Unternehmen

Angesichts der zunehmenden Zahl von Burnout-Patienten stellt sich die Frage, inwieweit die Arbeitswirklichkeit einen Einfluss auf dieses Phänomen hat. „Therapeuten sind überfordert, wenn sie Menschen helfen sollen, die an soziale Grenzen gestoßen sind. Das Problem für viele ist nicht persönliches Versagen, sondern dass ihre Fähigkeiten und Talente nicht angemessen bewertet werden“, schreibt der Politikwissenschaftler Claus Leggewie in einem Artikel im STERN.

Claus Leggewie, Quelle: Wikimedia Commons, Benutzer Boing-Boing


Leggewie hat das zügellose Gewinnstreben in den Unternehmen als Wurzel des Übels Burnout identifiziert, das unternehmerisches Verhalten des Einzelnen fordert, aber letztendlich den Arbeitnehmer nur ausbeutet. Leggewie empfiehlt, sich in Gewerkschaften und arbeitsrechtlich gegen diese Missstände zu wehren.

Zweifellos sind diese Abwehrmaßnehmen legitim. Darüber hinaus sollten sich die Unternehmen von sich aus Gedanken machen, wie sie die (privaten) Zielsetzungen vieler Mitarbeiter in ihre eigenen Zielsetzungen integrieren.

Laut Leggewie sind hier besonders drei Dimensionen zu nennen, um Burnout bei den Miterbeitern zu verhindern: Der Schutz der Umwelt, schonender Umgang mit Ressourcen und soziale Gerechtigkeit. Angesichts des zunehmenden Wettbewerbs der Firmen um gut ausgebildete, motivierte Mitarbeiter tun die Unternehmen gut daran, diese Zielsetzungen in ihr Unternehmens-Leitbild zu integrieren und für die Mitarbeiter fühlbar auch zu leben.

Wer will schon bei einem Unternehmen anheuern, das ein Image als Ausbeuter hat, Ressourcen verschleudert oder die Umwelt schädigt?

Damit es nicht bei reinen Lippenbekenntnissen bleibt sollten die allgemeinen Zielsetzungen und Werte in konkrete, messbare Ziele übersetzt werden. Zum Beispiel „Senkung des Energieverbrauchs in der Fertigung um 10% durch den Einsatz moderner Technologien“, oder „25% des Unternehmensgewinns nach Steuern werden an die Belegschaft verteilt“.

Die Entwicklung eines zukunftsfähigen Unternehmens-Leitbildes und einer Führungskultur, die den Mitarbeiter und seine individuellen Zielsetzungen ernst nimmt und seiner Fortentwicklung einen wichtigen Stellenwert einräumt, sollten darum ganz oben auf der Tagesordnung stehen, wenn es um die strategische Fortentwicklung geht. Die Unternehmen werden am Ende profitieren, weil sie engagierte Mitarbeiter haben, die auch weniger anfällig gegen Depression und Burnout sein werden.

Arbeiten Sie mit uns an Ihrer Unternehmenskultur!

Literatur: Claus Leggewie „Unsere Arbeitskultur ist krank„, in Stern, Gesund leben, 3/2011