Hamsterrad. Quelle: Wikimedia Commons, user:Doenertier82

Während wir uns im ersten Teil unserer Miniserie mit der Planung und Umsetzung von Vorhaben und Projekten beschäftigt haben, geht es heute um das Selbstmanagement.

Ein effektives Selbstmanagement ermöglicht es uns, selbstbestimmt zu arbeiten und „unser eigenes Spiel zu spielen“. Zielgerichtet den eigenen Arbeitstag zu strukturieren ist essentiell, um die gesteckten Ziele zu erreichen. Es gibt heute alle möglichen Tools für PC und Smartphone, die uns bei der Erfüllung der Aufgaben der Selbstorganisation unterstützen. Welches sind die drei größten Aufgaben im Selbstmanagement?

* Die richtigen Dinge tun (priorisieren)
* Nichts Relevantes vergessen
* Nachfassen

 Priorisieren

Konsequentes Priorisieren bedeutet, Zeitfresser in der täglichen Arbeit soweit wie möglich zu eliminieren und die Dinge mit der größten Hebelwirkung zu identifizieren. Um erfolgreich zu priorisieren ist es zunächst nötig, eine Bestandsaufnahme zu machen. Was steht heute auf dem Plan und was ist davon wichtig?

Hierzu brauchen Sie

  • den Terminkalender
  • Ihre To-do-Liste
  • die Wiedervorlage
Zeitmanagement Matrix nach Stephen Covey

Zeitmanagement Matrix nach Stephen Covey

Ein hervorragendes Werkzeug beim Priorisieren ist die Zeitmanagement-Matrix. Wie oft haben Sie schon den Spruch gehört: „Das ist im Tagesgeschäft untergegangen…“. Wir müssen höllisch aufpassen, uns nicht von den unwichtigen, dringenden Dingen in Quadrant 3 von den Aktivitäten in den Quadranten 1 und 2 ablenken zu lassen. Gerade der Quadrant 2 enthält die für unsere weitere Entwicklung wichtigen Tätigkeiten. Da sie sich aber nicht durch eine Deadline aufdrängen laufen wir Gefahr, sie zu vernachlässigen. Die Gefahren sind, dass wir wichtige Zukunftschancen verpassen und langfristig ausbrennen, wenn wir Freizeit und Prävention vernachlässigen.

 

Das Hamsterrad vermeiden

Gerade in hektischen Zeiten müssen wir vermeiden, uns von den Zeitfressern in den Quadranten 3 und 4 dominieren zu lassen und konsequent delegieren oder auch liegenlassen.

Nichts Relevantes vergessen

Von den drei Aufgaben im Selbstmanagement ist dies sicherlich die Anspruchsvollste. Ich persönlich bin ein großer Feind der Zettelwirtschaft und ich bevorzuge einen Collegeblock, den ich während der Arbeit immer mit mir herumtrage. Täglich schreibe ich eine To-Do-Liste in diesen Block, die ich während des Tages abarbeite, aber auch um neue Punkte ergänze. Wenn ich wieder an meinem Arbeitsplatz bin, übertrage ich neue Punkte,die ich nicht heute abarbeiten kann oder will, in meine Wiedervorlage.

In diesen Collegeblock schreibe ich alle Notizen, Sitzungsmitschriften, Telefonnotizen, Skizzen, Ideen etc. und übertrage von dort falls nötig in andere Medien. In dem Block kann ich auch nachschlagen, wann ich wo war, auch wenn ich  den Zeitraum nur noch ungefähr weiß.

Nachfassen

Das Nachfassen ist eine der wichtigsten Aufgaben für Vorgesetzte und Verkäufer. Eine Aufgabe ist nicht damit erledigt, dass sie delegiert wurde. Genauso wenig ist der Auftrag im Hause, wenn das Angebot geschrieben wurde.

Im Berufsalltag sehe ich beim konsequenten Nachfassen und Verfolgen angefangener Dinge den größten Nachholbedarf. Viele Dinge werden angeschoben und nicht zu Ende gebracht. Oder delegiert und dann vergessen. Das ist eine eklatante Verschwendung von Ressourcen. Nachfassen bei sich selber und bei Mitarbeitern und Kollegen kann somit ungeahnte Produktivitätsreserven wecken.

Die Wiedervorlage

Als ich 1989 meinen ersten Job nach dem Studium antrat, wurde mir gleich am ersten Tag ein wichtiges Instrument des Selbstmanagements erklärt, das ich noch heute nutze: Die Wiedervorlage. Sie bestand aus 32 Hängeordnern. Die Hängeordner sind mit den Zahlen 1 bis 31 sowie „nächster Monat“ beschriftet. Noch heute benutze ich dieses System.

Beim Nachfassen ist die Wiedervorlage natürlich Gold wert: Sie legen den Vorgang auf Termin, und können den neuen Stand eintragen und für den nächsten Termin gleich vermerken, was dann gemacht werden soll. Heute arbeite ich natürlich auch viel mit dem Kalender im PC. Auch dort kann ich Erinnerungen oder Wiedervorlagen hinterlegen, so dass ich zu meinem größten Bedauern jetzt zweigleisig fahren muss. Aber nicht alle Vorgänge eignen sich zur Ablage im Kalender des PC, und umgekehrt will ich nicht alles ausdrucken, um ausschließlich mit meiner Papier-Wiedervorlage zu arbeiten.

Zumal ich die Wiedervorlage im PC auch dabeihabe, wenn ich unterwegs bin. Und auf Dienstreisen gibt es öfter mal die Möglichkeit, zwischendurch den einen oder anderen Telefonanruf zu tätigen.

Nachfassen zeigt Wertschätzung

Manchmal haben Mitarbeiter das Gefühl, dass sie Arbeiten erledigen müssen, zu denen der Vorgesetzte keine Lust hat. Wenn Sie nachfassen zeigen Sie damit, dass die Aufgabe sehr wohl für Sie wichtig ist. Beim Nachfassen erfragen Sie natürlich den aktuellen Status der Aufgabe. Und Sie haben die Möglichkeit zu loben, wenn die Aufgabe fertig ist oder zu coachen, wenn Schwierigkeiten aufgetaucht sind.

Unterbrechungen

Arbeitsunterbrechungen sind das größte Ärgernis für Mitarbeiter, war das Ergebnis einer Umfrage unter den Arbeitnehmern eines mittelständischen Industriebetriebs, die ich vor einigen Jahren durchgeführt habe. Dort war die wichtigste Quelle von Arbeitsunterbrechungen fehlender Materialnachschub.  Was sind die Gründe für Störungen und Unterbrechungen der Arbeit bei Ihnen? Es liegt an Ihnen, Unterbrechungen auf das unbedingt nötige Maß zu reduzieren. Sagen Sie doch einfach mal zu einem Anrufer: „Ich muss noch etwas fertigmachen und rufe Sie später zurück.“ Und bestehen Sie darauf, dass bei Meetings alle Telefone abgestellt werden.

Den eigenen Stil finden

Gerade beim Selbstmanagement müssen Sie Ihren eigenen Weg gehen. Behalten Sie Ihre Ziele im Auge, und probieren Sie verschiedene Instrumente aus. Behalten Sie diejenigen, die langfristig zu Ihnen passen. Selbstmanagement ist ein Marathon, kein Kurzstreckenlauf. Die Instrumente Ihres Selbstmanagements müssen Ihnen in Fleisch und Blut übergehen und zu Gewohnheiten werden.

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