Sitzungen und Besprechungen sind heute wegen der arbeitsteiligen Arbeitsweise notwendiger denn je, aber sie sind auch gleichzeitig eine der größten Quellen von Zeitverschwendung.

Ein abgestimmtes Vorgehen ist wichtig um die Interessen aller Beteiligten zu berücksichtigen. Sonst werden schnell aus Beteiligten Betroffene. Auf der anderen Seite sitzen viele Leute in Besprechungen herum, ohne einen Beitrag zu leisten.

Leute, die dann aus Langeweile offensichtlich während der laufenden Besprechung etwas anderes tun, demotivieren und stören die anderen Teilnehmer. Deshalb nur die notwendigen Teilnehmer einladen. Und eine gelebte, für alle Teilnehmer verbindliche Gesprächskultur ist nötig.

Hierzu gehört auch das aktive Zuhören, wenn andere ihre Redebeiträge leisten.

Die Beziehungsebene

In Organsitionen gibt es nicht nur Freunde unter den Mitgliedern. Das muss auch nicht so sein. Aber ein sachlicher Umgang miteinander ist unbedingt erforderlich, wenn Sitzungen effektiv sein sollen. Häufig werden in Besprechungen Konflikte nur scheinbar auf der Sachebene ausgetragen. Oft geht es allerdings um Probleme auf der Beziehungsebene: Zwei oder mehr Teilnehmer haben Probleme miteinander, die mit den besprochenen Sachverhalten nichts zu tun haben: Ein Teilnehmer fühlt sich beispielsweise übergangen und findet im Nachhinein ständig Haare in der Suppe. Diese Probleme müssen dann auch auf der Beziehungsebene gelöst werden. Hier muss der Leiter der Besprechung ein Gespür entwickeln, wann es noch um die Sache oder bereits um Beziehungsprobleme geht.

Notfalls muss die Besprechung unterbrochen oder neu angesetzt werden, denn in einer „vergifteten“ Atmosphäre können keine Probleme gelöst werden.

Das heißt nicht, dass Sitzungen immer strikt sachlich sein müssen: Leidenschaftliche Diskussionen um die Lösung von Sachproblemen müssen unbedingt ihren Platz haben. Auch Humor ist nicht verkehrt, um Sitzungen aufzulockern.

Leitfaden für die Gesprächskultur:

Vorbereitung von Meetings

  • Bei regelmäßigen Sitzungen: Protokoll der letzten Sitzung lesen
  • Rechtzeitig einladen
  • Nur die notwendigen Personen einladen
  • Tagesordnung und Protokoll bei der Einladung beifügen
  • Auf die offenen Aktionspunkte hinweisen

Ablauf von Meetings

  • Pünktlich anfangen
  • Protokollführer bestimmen
  • Alle Telefone auf lautlos oder ganz abstellen
  • Aktionspunkte deutlich herausarbeiten (Was? Bis wann? Wer?) und in Maßnahmenplänen dokumentieren
  • Einander ausreden lassen
  • Pünktlich schließen

Nachbereitung

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting. Deshalb

  • Protokoll und Maßnahmenplan schnell nach der Sitzung verteilen
  • Nachfassen bei den Aktionspunkten

 Maßnahmenpläne

Ein Maßnahmenplan besteht mindestens aus den folgenden Punkten:

  • Beschreibung der Maßnahme
  • Wer ist verantwortlich
  • Anfangstermin
  • Endtermin
  • Status

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