Ideenmanagement

Ideenmanagement und Empowerment

Bei dem Begriff Ideenmanagement denken viele wahrscheinlich an das verstaubte „Betriebliche Vorschlagswesen“ mit bürokratischen Prozessen und genauestens ausgerechneten Prämien.

IdeenmanagementIdeen zu generieren ist in den meisten Organisationen aber nicht das eigentliche Problem. Gerade in innovativen Unternehmen gibt es wahrscheinlich einen riesigen Fundus an Ideen. Der Schwerpunkt beim Ideenmanagement liegt eher darin, die guten Ideen herauszufiltern und diese dann auch umzusetzen: „Ihr habt kein Ideenproblem, ihr habt ein Durchführungsproblem“, sagte einmal ein ziemlich blasierter junger Unternehmensberater dem versammelten Management einer Firma, in der ich damals tätig war. Alle fühlten sich getroffen durch diese Feststellung dieses externen Experten. Jetzt, ungefähr 15 Jahre später weiß ich, dass dies ein Gemeinplatz ist und für fast jede Firma gilt.

Wenn ich über Kreativität, Ideen und Innovation nachdenke, habe ich fast automatisch ein Bild vom Google-Campus vor Augen: Innovative Denker, die in einer Atmosphäre gegenseitiger geistiger Befruchtung arbeiten. Für viele Unternehmen auch in der IT-Branche trifft dieses Bild aber nur begrenzt zu, denn die Mitarbeiter sitzen häufig allein oder in kleinen Teams direkt vor Ort beim Kunden. Wie könnte unter diesen Bedingungen ein zeitgemäßes Ideenmanagement aussehen und was müssen wir dabei beachten? Oder anders gefragt: Wie schaffen wir es, systematisch Ideen zu sammeln, zu bewerten und vor allem in die Praxis umzusetzen?

Die Win-Win-Situation

Das Ideenmanagement bietet die Chance, eine klassische Win-Win-Situation aus den Zielen der Belegschaft und den Zielen des Unternehmens zu schaffen:

Der Gedanke des Empowerment geht davon aus, dass Beschäftigte zufriedener und letztlich auch produktiver sind, wenn sie sich nicht nur in der Tagesarbeit, sondern auch mit ihren Ideen und Vorstellungen in die Organisation einbringen können und sehen, dass ihre Bemühungen erfolgreich sind und wahrgenommen werden (Selbstwirksamkeit).

Auf der anderen Seite sind alle Unternehmen darauf angewiesen, sich weiter zu entwickeln und neuen Herausforderungen zu stellen. Die Märkte sind ständig in Bewegung: Neue Wettbewerber tauchen auf, die Technologie und die Kundenbedürfnisse wandelt sich, bestehende Kunden wandern ab usw. Ein zentraler Punkt für die Weiterentwicklung in der Zukunft wird es auch sein, die Unternehmen attraktiv für hochqualifizierte und hochmotivierte Mitarbeiter zu machen, und auch in dieser Hinsicht haben Unternehmen mit einer offenen, kreativen Unternehmenskultur sicherlich die Nase vorn.

Der Prozess

Das klassische Betriebliche Vorschlagswesen führte oft zu Frustration bei Mitarbeitern, weil die Reaktion auf die eingereichten Vorschläge oft sehr lange dauerte und die Antworten auf die Vorschläge für die Einreicher nicht nachvollziehbar waren. Gerade bei Ablehnungen ist das Frustrationspotenzial hoch.

Wieviel Bürokratie beim Ideenmanagement geschaffen werden muss, hängt natürlich auch von der Größe der Organisation und ihrer Organisationsstruktur ab. Große, streng hierarchisch aufgebaute Organisationen werden wahrscheinlich auch weiterhin ein festgeschriebenes System brauchen, damit sich Mitarbeiter der unteren Hierarchiestufen überhaupt Gehör verschaffen können.

Innovation findet heute vielfach in kleinen, schlagkräftigen Unternehmen statt und auch große Unternehmen nutzen diese Innovationskraft der kleinen, beweglichen Organisationen, indem sie sie als Dienstleister anheuern, um bei eigenen Entwicklungen zu helfen und/oder Spezialaufgaben zu lösen.

Daraus resultiert auch eine besondere Aufgabenstellung für viele kleine Firmen: Die Mitarbeiter sind häufig verteilt „draußen beim Kunden“ und die Teams eines Fachbereichs treffen in diesem Fall nur sporadisch, wenn überhaupt zusammen.

Ideengenerierung

Die Ideengenerierung kann ein fortlaufender Prozess sein, indem einfach die Vorgesetzten oder ein bestimmter Mitarbeiter die Ideen sammeln, die sich spontan im Tagesgeschäft ergeben und nicht sofort umgesetzt werden können.

Dies kann beispielsweise in Form eines elektronischen „Schwarzen Bretts“ oder anderer sozialer Medien passieren, oder auch in Kompetenzgruppen, die der Weiterentwicklung eines bestimmten Themas, Produktes oder Fachgebietes dienen.

Wenn keine oder nicht genügend viele neue Ideen „spontan“ entstehen, haben sich in der Praxis moderierte Formen der Ideenfindung bewährt, wie z.B. World Café oder Open Space.

Kritische Faktoren

Ziele müssen klar sein

Ohne klar definierte Ziele laufen alle Anstrengungen im Ideenmanagement jedoch ins Leere. Dabei sind Formalziele wie Umsatzwachstum oder Gewinnsteigerung erfahrungsgemäß weniger motivierend als inhaltliche Ziele, wie z.B. die Entwicklung eines neuen Produktes oder einer Fertigkeit.

Und hier kommt die Rolle des Managements zum Tragen:

  • Das Übersetzen der Formalziele aus der Zielhierarchie in inhaltliche Ziele, die motivierend für die Mitarbeiter sind.
  • Die Bereitstellung von zeitlichen und finanziellen Ressourcen, um Ideen zu generieren und weiter zu entwickeln
  • Die Beobachtung des Prozesses und Hilfe und Unterstützung bei der Auswahl und Verfolgung der „richtigen“, weil erfolgversprechenden Ideen:
Kultur der lernenden Organisation

Wichtig ist dabei eine Kultur des gegenseitigen Vertrauens, denn nur wenige Ideen werden am Ende umgesetzt zu erfolgreichen Produkte oder neuen internen Prozessen. Viele Ideen bleiben auf der Strecke, viele Aktivitäten werden abgebrochen. Hier kommt es darauf an, diese abgebrochenen Projekte nicht als Fehler, sondern als Lernmomente zu begreifen.

Jede Erfahrung sollte also geteilt werden, z.B. in internen Foren oder auch durch personellen Austausch zwischen den Teams, um nicht schon vorhandenes Wissen neu zu erwerben.

Denn auch bei abgebrochenen Projekten kann man neue Fertigkeiten erwerben oder Kenntnisse erarbeiten, die in späteren Projekten gewinnbringend eingesetzt werden.

Ideenauswahl

Bei der Ideenauswahl ist absolute Transparenz erforderlich. Die Kriterien für die Ideenauswahl sollten für die Ideengeber nachvollziehbar sein, und im besten Fall sind die Ideengeber auch an der Auswahl beteiligt. Entscheidungen hinter verschlossenen Türen sind absolutes Gift für einen Prozess, der von Kreativität, Vertrauen und Offenheit lebt.

Kriterien können z.B. sein:

  • Marktchancen bei Ideen für neue Dienstleistungen oder Produkte oder auch neue Fertigkeiten
  • Passt zum Unternehmen (Vision, Mission, Ziele)
  • Realisierbarkeit im Hinblick auf zeitliche, finanzielle und/oder personelle Ressourcen

Ideenverfolgung und –umsetzung

Hier liegt der Hase im Pfeffer. Neue Ideen laufen immer das Risiko, dass das Tagesgeschäft im Zweifel immer Vorrang hat.

Es kommt also darauf an, personelle und finanzielle Ressourcen „freizuschaufeln“, um neue Ideen verfolgen und ausarbeiten zu können.

Die 5%-Regel

Manche Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern einen bestimmten Prozentsatz ihrer Arbeitszeit zur Verfügung, um eigene Projekte zu verfolgen. Dass die Post-its von 3M in einem solchen Freiraum entstanden sind, ist inzwischen legendär. Aber nicht jedes Unternehmen wird es sich leisten können, allen Mitarbeitern diesen Freiraum zu geben, denn die „billable hours“, die produktiven Stunden, die an den Kunden verrechnet werden können, sind bei Dienstleistern häufig die einzige Einnahmequelle.

FedEx-Days

Daniel Pink beschreibt in seinem Buch „Drive“ die FedEx-Days: Ein 24-Stundenmarathon, in dem die Tagesarbeit ruht und die Mitarbeiter in Gruppen an bestimmten Problemen arbeiten. Am Ende der 24-Stunden-Frist müssen dann vorzeigbare Ergebnisse vorliegen. Dies zwingt die Teams, sich auf machbare Problemlösungen zu fokussieren.

Projektmanagement

Das Zusammenführen von Mitarbeitern in Projektteams zur Ausarbeitung von Ideen und die zumindest teilweise Freistellung von anderen Aufgaben ist für konkrete Ideen natürlich der Königsweg, um Ergebnisse zu erzielen. Die Beachtung der Grundsätze des Lean Management und des agilen Projektmanagements sind heute bei vielen IT-Unternehmen schon der Standard und stellen sicher, dass die Bedürfnisse des Marktes schon sehr früh in neue Entwicklungen einfließen und nicht umsetzbare Ideen schnell verworfen werden, bevor viel Geld verbrannt wird.

Fazit

Ein neues, zeitgemäßes Ideenmanagement, das die besonderen Anforderungen von verteilten Teams adressiert und Ideen von der Entstehung bis zur Umsetzung begleitet, ist eine Führungsaufgabe und kann sowohl den Innovationsprozess vorantreiben als auch zur Mitarbeiterbindung beitragen, indem die kreativen Kräfte der Mitarbeiter gebündelt und fokussiert werden.

Die Modelle sind unterschiedlich und müssen zur Struktur und zur Kultur des jeweiligen Unternehmens passen.