Unser Team für die Prozessanalyse

„Wir können nicht pünktlich liefern, denn wir führen gerade eine neue Unternehmens-Software ein.“ Wer hat diesen Spruch nicht schon einmal von einem Lieferanten gehört? Bei meinem früheren Arbeitgeber war ein wichtiger Lieferant durch sein neues ERP-Paket für mehrere Wochen außer Gefecht gesetzt. Dem für uns zuständigen Verkäufer gelang es nur durch seine guten Beziehungen zum Personal im Auslieferungslager, für uns Produkte durch die Hintertür aus dem Lager zu schmuggeln.

Auch über 40 Jahre nach Gründung von SAP, der großen deutschen Softwareschmiede, gehört es zu den großen Abenteuern im Geschäftsleben, eine neue Unternehmens-Software einzuführen. Aber wer möchte nicht „durchgängige Geschäftsprozesse [etablieren] und  somit sämtliche Unternehmensbereiche nahtlos zusammenführen“ wie es die SAP-Homepage verspricht?

Im Werbespruch von SAP steht aber schon ein wichtiges Wort: Es geht nicht allein um die Einführung einer Software, sondern um durchgängige Geschäftsprozesse. Die Geschäftsprozesse entstehen nicht in der Software, sondern die Software muss die Prozesse im realen Unternehmen abbilden. Es geht also nicht in erster Linie darum, ob eine bestimmte Software funktioniert oder nicht. Sondern es geht darum, ob die Software zu den Geschäftsprozessen passt und umgekehrt. Jede moderne Software kann in gewissen Grenzen an das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Und die Einführung einer neuen Software ist ein guter Anlass, etablierte Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zum Beispiel die Möglichkeiten der Automatisierung von Wiederholprozessen zu nutzen.

Die Auswahl des richtigen Softwarepakets ist sicher ein wichtiger Baustein, ein solches Projekt zum Erfolg zu führen. Das allein reicht aber bei weitem nicht aus: Ich kenne ein Beispiel, in dem zwei Firmen aus der gleichen Branche die gleiche Software eingeführt haben. Bei einer Firma lief die Software vom ersten Tag an relativ rund, während die andere noch Monate nach der Einführung schwere Probleme hatte und die Verantwortlichen sich ernsthaft fragten, ob sie die richtige Software ausgewählt hatten.

Welches sind nun aber die Erfolgsfaktoren bei der Einführung einer neuen Unternehmens-Software?

Erfolgsfaktoren bei der Einführung

1.     Einbindung der Unternehmensleitung:

Die Unternehmensleitung muss die Einführung vorantreiben und für die neue Software bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werben. Die Geschäftsleitung hat auch die Aufgabe, die Projektleitung zu unterstützen und durch Motivationstiefen zu ziehen. Dieses unbedingte Commitment der Geschäftsleitung ist besonders wichtig, wenn auf Geheiß der Konzernleitung in einem Tochterunternehmen eine neue Software eingeführt wird, die im Konzern Standard ist.

2.     Änderung von Abläufen

Es muss klar sein, dass die neue Software auch Änderungen von Abläufen nach sich ziehen wird. Fast jede Änderung in Abläufen erzeugt Angst bei den Betroffenen. Und so ist es eine wichtige Aufgabe, aus den Betroffenen Beteiligte zu machen, die Änderungen in ihrem Arbeitsgebiet als Chance sehen und aktiv vorantreiben. Hier kann es sehr sinnvoll sein, auf externe Berater zurückzugreifen, die Erfahrung in der Prozessanalyse haben.

3.     Einbeziehung von Key-Usern

Die Einbeziehung von Key Usern bereits in der Konzeptphase bewirkt, dass keine Prozesse und darauf basierend Verfahren konzipiert werden, die am Geschäft vorbei laufen. Dadurch wird von Anfang an die Praktikabilität als auch die Akzeptanz gefördert. Diese Leute sind dann auch eine große Hilfen bei der Einführung und danach. Dieses gilt selbst dann, wenn die Entscheidung für ein bestimmtes Produkt noch nicht gefallen ist.

4.     Dokumentation:

Mit der Einführung einer neuen Software hat das Unternehmen die einmalige Chance, den Mitarbeitern eine ausführliche Dokumentation der Prozessabläufe sozusagen als „Abfallprodukt“ zur Verfügung zu stellen. Dieses ist häufig auch ein großer Vorteil gegenüber dem „alten Stand“, weil Dokumentationen über Prozesse, Verfahren etc. lückenhaft sind bis gänzlich fehlen.

5.     Interner Projektleiter

Aus meiner Erfahrung ist es sehr ratsam, eine Person aus dem Unternehmen zum Projektleiter zu ernennen. Diese Person hat die Aufgabe, die notwendigen Änderungen an den Geschäftsprozessen zu koordinieren und als Ansprechpartner für die externen Software­spezialisten zu dienen. Es ist gut, wenn dieser interne Projektleiter auch ein gewisses Maß an IT-Wissen mitbringt, um mit den Softwarelieferanten auf Augenhöhe diskutieren zu können. Oder Sie nehmen sich einen vertrauenswürdigen unabhängigen Berater, mit dem Sie die State­ments der Softwarelieferanten diskutieren können. Denn „geht nicht zu ändern“ kann auch eine Umschreibung sein von „wollen wir nicht ändern“.

6.     Tests und Schulungen

Eine ausgedehnte Test- und Schulungsphase, in der Benutzer aus jeder Abteilung geschult und die Abläufe getestet werden, gehört unbedingt dazu. Fast jede Software muss auf das Unternehmen angepasst werden, und auch die Zugriffsrechte der einzelnen Benutzer passen in der Regel nicht von Anfang an, so dass für jede Abteilung mehrere Durchläufe eingeplant werden sollten.

7.     Positives Beispiel

Für viele Beschäftigte werden sich durch die neue Software und durch neue organisatorische Abläufe Änderungen ergeben, die oft zunächst als negativ empfunden werden. Suchen Sie sich also eine Abteilung, die eindeutig von der neuen Software profitiert. Und sehen Sie zu, dass diese Abteilung vom ersten Tag an erfolgreich mit der Software arbeitet. Nutzen Sie diese Abteilung als positives Beispiel, wenn die Klagen mal wieder überhand nehmen.

8.     Offenheit und Verständnis

… sind ebenfalls wichtige Bausteine, um das Projekt erfolgreich zu machen: Von Anfang an muss klar sein, dass das laufende Geschäft weitergehen muss, und die Einführung der neuen Software arbeitsmäßig „on Top“ kommt. Damit diese zusätzliche Belastung durch die Belegschaft getragen wird, ist es wichtig, die Vorteile der neuen Software für das gesamte Unternehmen herauszuarbeiten und den Beschäftigten zu vermitteln und sie zu motivieren, das Projekt aktiv zu unterstützen.

9.     Mehrarbeit abfedern

Um Mehrarbeit abzumildern kann es sinnvoll sein, Praktikanten und Aushilfen zu beschäftigen, die vorübergehend einen Teil der Tagesarbeit übernehmen.

10.Integrierter Test

Moderne Unternehmenssoftware soll zu einer engeren Zusammenarbeit aller Unterneh­mensbereiche und zu einer besseren Transparenz beitragen. Nach meiner Erfahrung ist es eine für viele Beschäftigte sehr interessante Übung, in der Testphase einen oder mehrere Kundenaufträge von A bis Z mit allen Beteiligten von der Auftragsannahme bis zur Auslieferung und Rechnungslegung durchzuspielen. Diese Übung schafft Verständnis für die anderen Abteilungen.

Unsere Leistungen für Sie:

  • Prozessanalyse und Prozessdesign
  • Schnittstelle zwischen Unternehmen und IT-Dienstleister
  • Projektmanagement
  • Übersetzung und Dolmetschen bei der Zusammenarbeit mit ausländischen Softwarelieferanten und Konzerngesellschaften

4 Kommentare


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  1. Hans-Günter Thielker

    Alle genannten Punkte treffen 100 % zu, was aber oft in solchen Projekten vergessen wird geht ein wenig in Richtung Punkt 7 : Klare Ziele definieren und zwar so präzise wie möglich. So hilft es wenig, zu sagen, wir wollen die Lagerbestände um 5 % reduzieren, sondern es ist hilfreicher zu sagen, wir wollen im Bereich Roh-,Hilfs- und Betreiebsstoffen (RHB) um 30 % reduzieren oder die Durchlaufzeiten von Angeboten wollen wir von heute x-Tage auf y-Tage reduzieren. Meine Erfahrung hierzu ist, dass solche klaren Ziele zu wirklich guten Prozessen führen und die Akzeptanz einer neuen ERP-Software steigern.

  2. Alles vollkommen richtig.
    Verknüpft werden müssen besonders die Punkte 1, 3 und 8:
    Die Geschäftsleitung muss hinter der Einführung stehen, den KeyUsern den entsprechenden Rückhalt geben und sie vom Tagesgeschäft freistellen.

  3. Schöne Zusammenfassung und sehr hilfreich! Nicht nur, weil ich Coach bin, finde ich es ganz wichtig, die Einführung auch unter menschlichen Aspekten zu begleiten. Wo gibt es Widerstände? Warum? Was braucht es noch?…das alles sind Fragen, die erst in guten Coaching Gesprächen ans Licht kommen. Viele Grüße aus Braunschweig, Heiner Diepenhorst.

    • Ganz genau. Oft stehen Zeitpläne, Pflichtenhefte und Spezifikationen im Vordergrund bei der Einführung neuer Softwaresysteme und die Befürchtungen der Mitarbeiter werden nicht ernst genug genommen. Dann stellt sich die Frage: Wer muss gecoacht werden, die Mitarbeiter oder die Projektverantwortlichen?